Conseil 20142283 Séance du 24/07/2014

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 24 juillet 2014 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants, relatifs à l'association de gestion et d'animation de la maison communale (AGAMAC), dissoute le 11 août 2011 : 1) les archives comptables pour la période du 1er janvier 1998 au 31 décembre 2007 ; 2) la fiche « mises à disposition gratuite » établie par le cabinet de comptabilité CER- France Finistère au titre de l'exercice 2010 pour le personnel, les bâtiments et les fluides. La commission, qui note que la présente demande de conseil fait suite à une demande de communication présentée par un de vos administrés, rappelle qu'aux termes du deuxième alinéa de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». La commission relève que l'association AGAMAC avait pour unique objet la mise en œuvre d'une activité de service public, à savoir la gestion de salles communales et l'organisation d'activités, que son activité a été reprise en 2010 par la municipalité, ce qui a entraîné la dissolution de l'association le 11 août 2011, que son actif a été dévolu à la commune et que les documents sollicités sont bien détenus par la commune dans le cadre de ses missions de service public. La commission estime ainsi que les documents sollicités, en précisant que le point 2) porte en réalité sur le rapport d'un cabinet comptable sur les comptes 2010 de l'association, sont bien de nature administrative et qu'ils sont communicables à toute personne en faisant la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission précise également que la seule circonstance qu’un contentieux soit en cours avec le demandeur ne suffit pas à faire regarder la communication des documents sollicités comme étant de nature à porter atteinte au déroulement des procédures engagées devant les juridictions, au sens du f) du 2° du I de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Cette restriction au droit d’accès ne trouve en effet à s’appliquer que lorsque la communication des documents serait de nature à porter atteinte au déroulement de l’instruction, à retarder le jugement de l’affaire, à compliquer l’office du juge, ou à empiéter sur ses compétences et prérogatives, ce qui ne paraît pas être le cas en l’espèce.