Avis 20142255 Séance du 24/07/2014

Monsieur XXX-XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juin 2014, à la suite du refus opposé par le maire d'Aigues-Vives à sa demande de copie des documents suivants relatifs à la séance du conseil municipal du 28 avril 2014 : 1) les notes de la secrétaire de séance lors de cette séance ; 2) la copie du registre de la séance de la première page (ordre du jour) à la dernière page (signatures). Après avoir pris connaissance de la réponse du maire d'Aigues-Vives à la demande qui lui a été adressée, la commission précise, s’agissant des notes prises par le secrétaire de séance ou par ses auxiliaires au cours d’une réunion du conseil municipal, qu’il y a lieu de distinguer selon la teneur de ces notes, eu égard en particulier à leur cohérence et à leur intelligibilité, et selon leur finalité. S’il ne s’agit que d’annotations informelles, éparses, et parfois lacunaires, prises par le secrétaire de séance ou ses auxiliaires à titre d’aide-mémoire et à seule fin de la mise au net, par leurs soins, du procès-verbal de la séance, la commission estime que ces notes ne présentent pas le caractère d’un document achevé au sens de l’article 2 de la loi, et ne sont par suite pas communicables. Lorsque, au contraire, ces notes ont vocation à résumer fidèlement, même de manière particulièrement succincte, le déroulement de la séance, elles présentent le caractère d’un document achevé, en particulier quand elles sont prises, comme il n’est pas rare, sur un registre réservé à cet usage et signées de leur auteur. Dans ce cas, si elles tiennent lieu de procès-verbal de la séance, elles sont communicables dès leur signature, en application, d'ailleurs, tant de la loi du 17 juillet 1978 que de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Si, en revanche, elles préparent l’élaboration d’un procès-verbal ou d’un compte rendu établi ou adopté selon d’autres formes, elles deviennent communicables dès qu'elles ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal réalisé à partir de ces documents. La commission émet, par conséquent, un avis favorable à la communication des notes visées au point 1) sous réserve qu'elles présentent un caractère achevé et qu'elles aient perdu leur caractère préparatoire, selon les principes dégagés ci-dessus. La commission estime que le document visé au point 2) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.