Avis 20141844 Séance du 19/06/2014

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 05 mai 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Gonesse à sa demande de 1) consultation des dossiers suivants : a) son dossier administratif individuel ; b) les dossiers administratifs de Mesdames XXX XXX et XXX XXX pour lesquelles il présente un mandat ; 2) copie des documents suivants : a) la liste du tableau des effectifs comprenant le nombre d’agents titulaires, les secteurs d’activités et les postes pourvus et non pourvus ; b) le contingent d’heures à créditer pour l’organisation syndicale. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle en outre que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. La commission se déclare donc incompétente pour se prononcer sur le point 2) b) de la demande, qui porte en réalité sur un renseignement. En ce qui concerne les documents mentionnés au point 1), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé ou à son mandataire, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant d'éventuelles procédures disciplinaires. Elle émet donc un avis favorable, en l’état, à la communication des dossiers sollicités à Monsieur XXX XXX. S'agissant du document mentionné au point 2) a), la commission considère qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Sous cette réserve, elle émet un avis favorable sur ce point.