Avis 20141566 Séance du 13/05/2014

Madame XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 avril 2014, à la suite du refus opposé par le président du service départemental d'incendie et de secours de l'Aude à sa demande de communication des documents suivants concernant le département couvert par le SDIS 11 : 1) les déclarations de vacances d'emploi des « sergents une équipe » pour l'année 2012 (tableau d'avancement 2012 /FIA 2004), au 1er janvier et au 1er décembre 2013 ; 2) l'arrêté concernant le tableau d'avancement au grade de sergent pour l'année 2012 ; 3) l'arrêté pris en commission administrative paritaire (CAP) fixant les critères d'avancement au grade de sergent soumis aux mesures transitoires de l'article 22 du chapitre VI du décret n° 2012-521 du 20 avril 2012, à savoir les agents nommés depuis le 1er janvier 2013 ; 4) l'arrêté fixant la nomination des caporaux et des caporaux-chefs au tableau d'avancement 2012 (FIA 2004) ; 5) l'arrêté fixant la nomination des caporaux-chefs d'équipe des personnels de la FIA 2009 (5 agents) ; 6) les pièces motivant la vacance des postes de « sergent une équipe » avec la description des fonctions qui leur sont liées ouverts pour l'année 2012 (FIA 2004), au 1er janvier et au 1er décembre 2013 ; 7) l'ensemble des arrêtés et des pièces concernant l'avancement de tous les grades depuis le 1er janvier 2008 avec l'affectation géographique avant et après nomination au grade supérieur ; 8) les décisions en vigueur prises en comité technique paritaire (CTP) relatives aux orientations pour les nominations au grade supérieur et les règles de mobilité pour la nouvelle prise de fonction concernant chaque grade (hommes du rang à officiers) ; 9) les noms, grades, compétences et les lettres de demande de choix de service(s) ou de centre(s) de secours des agents ayant postulés à la déclaration de vacances d'emploi pour les postes de « sergent une équipe » de sapeurs-pompiers professionnels et la décision de l'autorité d'emploi avec les motifs invoqués en cas d'attribution ou de refus, pour l'année 2012, au 1er janvier et au 1er décembre 2013 ; 10) la liste établissant le classement 2013 avec le nombre de points par agent pour les ouvertures de postes de « sergent une équipe », après décompte des critères mis en place en CAP pour les 18 agents présents sur la liste d'aptitude de 2013 ; 11) le récapitulatif précis des 18 agents concernant leur implication au sein de l'école départementale du SDIS ; 12) les notations de l'ensemble des personnels du SDIS depuis 2008 avec occultation du nom des agents ; 13) l'attribution des formations (appellation et durée) internes et externes par année et par agent du SDIS depuis l'année 2008 ; 14) les précisions relatives à la durée de comptabilisation pour l'obtention des points dans le cadre de l'affectation d'un agent ; 15) la précision concernant la comptabilisation des spécialités opérationnelles (par exemple 2 spécialités de niveau 3 = 40 points) ; 16) les comptes rendus du Comité consultatif départemental des sapeurs-pompiers volontaires (CCDSPV) du 1er semestre 2009 ; 17) les compte rendus et les arrêtés de CAP depuis le 1er janvier 2008 ; 18) la liste d'aptitude 2014 des « sergents une équipe » ; 19) l'arrêté de nomination des personnels « sapeurs-pompiers volontaires (SPV) » nommés après le 1er juin 2013, pour les chefs d'équipe (caporaux-chefs d'agrès) et les sous-officiers (sergents tout engin) ; 20) un exemplaire du règlement intérieur du SDIS ; 21) le schéma départemental d'analyse et de couverture des risques (SDACR) et le rapport d'observations (RO). La commission précise, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du service départemental d'incendie et de secours de l'Aude a informé la commission que les documents visés aux points 1) à 6), 8), 15) à 18), 20) et 21) n'étaient plus communicables, puisqu'ils ont fait l'objet d'une diffusion publique. La commission rappelle qu'en application du 2ème alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, le droit à communication des documents administratifs ne s'applique pas aux documents qui font l'objet d'une diffusion publique. En l'espèce toutefois, les éléments portés à la connaissance de la commission ne lui ont pas permis de s'assurer des modalités ni, par suite, de l'effectivité de cette diffusion publique. Sous réserve que ceux-ci n'aient pas effectivement fait l'objet d'une diffusion publique, la commission estime dès lors que la communicabilité de ces documents doit s'apprécier selon les principes énoncés ci-après. La commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 14) et 15) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. La commission estime par ailleurs que les documents visés aux points 1) à 8) et 19) à 21) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L3121-17 du code général des collectivités territoriales. S'agissant par ailleurs des documents visés au point 12), la commission rappelle que les documents relatifs à la notation d'un agent public ne sont communicables qu'à cet agent, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis défavorable à la communication de la notation de l'ensemble des agents, compte tenu des possibilités d'identification individuelle indirecte des intéressés, notamment grâce à l'appréciation littérale qui fait partie de leur notation. De même, elle considère que les documents mentionnés au point 13) de la demande, qui concernent la formation suivie par des agents publics, sont couverts, en application des dispositions du II de l'article 6 précité, par le secret de la vie privée de ces agents et ne sont, dès lors, communicables qu'aux intéressés. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point. La commission estime, de manière générale, que les procès-verbaux des séances du comité consultatif départemental des sapeurs-pompiers volontaires (CCDSPV) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle considère toutefois que lorsque ce comité est consulté, en application de l’article 54 du décret n° 99-1039 du 10 décembre 1999 alors en vigueur, sur une décision individuelle intéressant un membre d’un corps de sapeurs-pompiers relevant de ce comité, les extraits du procès-verbal de sa séance relatifs à cet avis, de même d'ailleurs que le dossier examiné par le comité, ne sont communicables qu'aux intéressés. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 16), limité, dans l'hypothèse où ces documents concernent des situations individuelles, aux éventuels passages concernant personnellement la demanderesse. La commission considère de façon constante que les informations liées à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir d'un agent, contenus notamment dans les comptes rendus des commissions administratives paritaires, ne sont communicables qu'à lui seul, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle ne peut, par conséquent, qu'émettre un avis défavorable à la communication des documents visés aux points 9) à 11) et 17) de la demande, dans la mesure où leur divulgation révèlerait pour partie l'appréciation portée sur les fonctionnaires concernés, à l'exception, le cas échéant, des éventuels passages de ces comptes rendus et documents qui concerneraient personnellement la demanderesse. S'agissant du document visé au point 18), la commission rappelle que les tableaux d'avancement et les listes de promotion sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions faisant apparaître l'appréciation portée sur d'autres agents que le demandeur, en particulier les mentions relatives au motif d'avancement ou à un rythme d'avancement, conformément au II de l'article 6 de la même loi. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point.