Avis 20141503 Séance du 13/05/2014

Maître XXX-XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 avril 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Vitrolles à sa demande de copie des documents suivants : 1) les conventions, délibérations ou décisions, prises par le maire par délégation du conseil municipal, de 2009 à 2013, ainsi que la liste de ces pièces ; 2) les factures relatives à la communication et l'information de la ville de Vitrolles, de 2009 à 2013 ; 3) le dossier correspondant au point 5 de la séance du conseil municipal du 27 mai 2010 « protocole transactionnel avec la société Paroles Publiques », comprenant notamment les documents suivants : a) le marché notifié le 23 mai 2008 pour un montant de 48 960 € TTC ; b) la lettre de résiliation du 30 novembre 2008 ; c) la requête introductive d'instance de la société « Paroles Publiques » ; d) l'ordonnance de référé du 22 juillet 2009 ; e) le mémoire introductif devant la Cour administrative d'appel du 8 août 2009 ; f) les mémoires déposés par la ville de Vitrolles dans le cadre de ces procédures ; 4) la liste des emplois contractuels avec la date des contrats pour les années 2010 à 2013. Concernant les documents visés en 1 et 2) autres que la liste mentionnée, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La liste mentionnée au point 1), si elle existe, est communicable à toute personne qui le demande sur le fondement de l'article 2 de cette loi. La commission émet dès lors, sous cette réserve, un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 2). A titre subsidiaire, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Concernant les documents visés en 3) a) et b), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. Sous ces réserves, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités. Concernant les documents visés en 5) c), d), e) et f), la commission rappelle que les documents produits ou reçus dans le cadre et pour les besoins d’une procédure juridictionnelle, qu'elle soit de nature civile, pénale ou commerciale, ne présentent pas un caractère administratif et n'entrent donc pas dans le champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime que les documents sollicités revêtent un caractère juridictionnel. Par suite, la commission se déclare incompétente pour se prononcer sur la présente demande. Concernant le document visé en 4), la commission considère que la liste du personnel d’une commune qui fait simplement apparaître les nom, prénoms, grade, service, date d’embauche et statut de ses agents, constitue un document administratif communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet. La commission émet donc un avis favorable à la communication de cette liste, sous réserve qu’elle existe ou qu’elle puisse être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant.