Avis 20140834 Séance du 27/03/2014

Monsieur X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2014, à la suite du refus opposé par président du conseil général de la Sarthe à sa demande de communication de l'intégralité de son dossier administratif au titre de l'aide sociale à l'enfance, notamment les rapports de l'action éducative en milieu ouvert (AEMO) volontaire et judiciaire ainsi que les différents signalements qui ont été faits. La commission considère que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application de la loi du 17 juillet 1978. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. En l'absence de réponse de l'administration, la commission émet, dans les conditions précédemment exposées un avis favorable à la communication du dossier demandé, à l'exception des documents qui auraient été établis par le juge et par l'administration dans le cadre d'un placement judiciaire, pour lesquels elle n'est pas compétente et invite le président du Conseil général de la Sarthe, conformément au quatrième alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à transmettre le présent avis au président du Conseil général des Hauts-de-Seine afin que ce dernier puisse y donner suite. Elle relève, à titre subsidiaire, que si le président du Conseil général des Hauts-de-Seine, à qui a été communiquée la demande initiale, a proposé à Monsieur X., par courrier du 17 mars 2014, la consultation sur place de son dossier, la demande porte, en l'espèce, sur une copie des documents. Elle invite donc l'administration à y procéder, conformément aux dispositions de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, moyennant paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d'envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.