Avis 20140577 Séance du 13/03/2014

Monsieur X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 07 février 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Saviol à sa demande de communication des justificatifs des dépenses suivantes, sachant que, d’une part, le mairie lui demande le paiement de la somme de 97,29 euros alors que le demandeur souhaite la transmission sur CD-ROM et d’autre part, le maire fait état du volume des documents demandés et des recherches nécessaires pour la secrétaire de mairie qui travaille à temps partiel : 1) les factures détaillées de téléphone pour les années 2008 à 2012 ; 2) les factures relatives à l'acquisition de matériel et de mobilier pour les années 2008 à 2012. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Saviol a indiqué à la commission que ses services avaient procédé aux photocopies des documents demandés et informé Monsieur X., par courrier du 7 novembre 2013, que celles-ci lui seraient adressées après règlement du titre de perception de 97, 29 euros correspondant aux frais de reproduction et d'envoi postal. La commission constate que Monsieur X. a refusé de s’acquitter de ces frais. La commission estime que les documents en cause sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (" natif " ou " image ") du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Par ailleurs, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission considère donc que le maire de Saint-Saviol pouvait refuser de communiquer les documents demandés, qui n’existaient qu’en version papier, sous forme numérique. Elle constate par ailleurs que le montant de 97, 29 euros dont le maire demande le paiement correspond aux frais de reproduction, déterminés conformément à ces dispositions, à hauteur de 0,18 euro par page, des 482 pages de documents sollicités par le demandeur, outre les frais d'envoi postal. Le maire est bien fondé à en exiger l'acquittement préalable. La commission émet donc un avis défavorable à la demande de Monsieur X. en ce qu’elle porte sur une transmission sur CD-Rom, à moindre coût, des documents sollicités.