Avis 20140222 Séance du 13/02/2014

Monsieur X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 janvier 2014, à la suite du refus opposé par le président du syndicat intercommunal mixte AGEDI à sa demande de délivrance et d'envoi d'une copie des documents suivants, en contrepartie d'un prix résultant de l'application des tarifs fixés par l'arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001, alors qu'il lui est demandé le paiement d'une somme de 420 euros : 1) les procès-verbaux des séances de l'organe délibérant du syndicat pour les années 2009 à 2012 ; 2) les comptes administratifs sur les mêmes exercices ; 3) la délibération fixant les frais de reproduction votée préalablement à sa demande de documents. En l'absence de réponse de l'administration, la commission relève qu'elle a, dans son avis n° 20131525 du 11 avril 2013, émis un avis favorable à la communication des documents sollicités. S'agissant de la somme demandée par l'administration pour la délivrance des copies, la commission, qui s'étonne de l'importance du montant réclamé, rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission, qui souligne que seul peut être exigé le paiement des frais de copie, dans la limite énoncée ci-dessus, et des frais d'envoi postal, invite le président du syndicat intercommunal mixte AGEDI à procéder à la communication demandée dans le respect des tarifs maximaux rappelés ci-dessus.