Avis 20136009 Séance du 06/06/2013

Madame et Monsieur XXX XXX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire d'Arfeuilles à leur demande de communication d'une copie des documents suivants, sachant que le maire l'informe de l'impossibilité de reproduction des documents : 1) les comptes rendus du conseil municipal des 4 juin, 19 septembre, 8 novembre, 6 décembre 2013 et janvier 2013 ; 2) les budgets 2011 à 2013. La commission rappelle que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dans les conditions prévues à l'article 4 de la même loi. En vertu de ces dernières dispositions, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission précise également que l'administration n'est légalement tenue de faire droit à une demande tendant à la communication de documents par le biais de photographies à l’occasion d’une consultation sur place que lorsque d'autres modalités de copie, telles que la reprographie, ne sont pas praticables eu égard, en particulier, à la nature, à la taille ou à la fragilité des documents, et sous réserve que ce mode d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. En l'espèce, la commission constate que le maire d'Arfeuilles a informé Monsieur et Madame XXX de la possibilité de consulter sur place les documents sollicités et ne fait valoir, pour en refuser la reproduction, que les indications données par les services de l’État et d'éventuelles difficultés d'interprétation des documents sollicités. La commission émet donc un avis favorable à la délivrance à Monsieur et Madame XXX des copies qu'ils sollicitent, dans les conditions rappelées ci-dessus.