Avis 20135247 Séance du 30/01/2014

Madame X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 décembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Langlade à sa demande de: 1) copie, de préférence sous format numérique, des documents suivants : a) l'intégralité des écritures détaillées du grand livre concernant le compte 64130 (personnel non titulaire) pour les années 2010, 2011 et 2012 ; b) tous les contrats d'assurance de responsabilité civile, des biens communaux et d'assistance juridique ; c) le ou les contrats de maintenance de l'éclairage public ayant fait l'objet d'un règlement pour un montant total de 16 745,17 euros en 2012 (compte 6156) ; d) le ou les contrats de maintenance du photocopieur ayant fait l'objet d'un règlement pour un montant total de 10 149,87 euros en 2012 (compte 6156) ; e) la lettre du préfet du Gard dont le maire a donné lecture lors du conseil municipal du 16 octobre 2013 ; f) le compte administratif 2012 rectifié à la suite des observations de la chambre régionale des comptes du Languedoc-Roussillon ; g) le budget primitif 2013 rectifié à la suite de la réintégration de subventions dans le compte administratif 2012 ; h) le rapport concernant les observations définitives de la chambre régionale des comptes du Languedoc-Roussillon dont le maire a donné lecture lors du conseil municipal du 16 octobre 2013 ; 2) consultation, des documents suivants : a) les pièces justificatives des dépenses, les factures et les mémoires des comptes 60612 (fourniture d'électricité) et 6262 (télécommunications) concernant le budget 2012 ; b) les pièces justificatives des dépenses du compte 6531 (indemnités du maire et des conseillers) concernant les budgets 2010, 2011 et 2012. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Elle estime qu'en application de ces dispositions, les documents visés aux points 1) f) et 1) g), ainsi que ceux visés au point 2) de la demande, sont communicables au demandeur comme à toute personne qui en fait la demande. La commission rappelle, par ailleurs, que les secrets protégés par l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 ne peuvent, en principe, être opposés à une demande de communication portant sur un document relevant des dispositions de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Toutefois, ainsi que le Conseil d'Etat l'a jugé dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), les dispositions de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant, notamment, la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. La commission estime de la même manière, que le document visé au point 1) a) de la demande, qui se rapporte aux comptes de la commune, est communicable au demandeur sous réserve des mentions de ce document qui pourraient faire apparaitre des appréciations d'ordre individuel sur des agents municipaux. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur les points 1) a), 1) f), 1) g) et 2) de la demande. S'agissant des documents visés aux points 1) b), 1) c), 1) d), 1) e), 1) h), la commission estime qu'ils sont communicables au demandeur en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation des mentions qui pourraient être couvertes par l'un des intérêts ou secrets protégés par le II de l'article 6 de la même loi. Sous cette réserve, la commission émet également un avis favorable sur ces points de la demande. La commission rappelle, à toutes fins utiles, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.