Avis 20135184 Séance du 16/01/2014

Madame X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 décembre 2013, à la suite du refus opposé par le directeur de la maison départementale des personnes handicapées des Alpes-de-Haute-Provence à sa demande de communication, de préférence sur CD-ROM, de l'intégralité de son dossier médical et administratif depuis 2006, sachant que l'administration lui propose une consultation sur place en raison du volume de ce dossier (plusieurs centaines de pages). Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration, la commission, qui précise que les personnes placées sous curatelle ne sont pas privées de la possibilité d'exercer seules leur droit d'accès aux documents administratifs, considère que le dossier demandé par Madame X. lui est directement communicable en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 et, s'agissant des informations relatives à sa santé, de l'article L. 1111-7 du code de la santé publique. La commission émet donc un avis favorable sur la demande. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. La commission indique en outre que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Au cas présent, Madame X. a demandé une copie de l'intégralité de son dossier administratif et médical et non une consultation sur place de ce dossier. La commission estime que le caractère volumineux du dossier qui comporte, selon l'administration, plusieurs centaines de pages, ne fait cependant pas obstacle à la réalisation d'une copie intégrale de ce dossier, sur support papier en format A4 ou sur support électronique, si besoin en prévoyant un échéancier de communication, dès lors qu'il n'apparait pas que la demande de Madame X. serait de nature à perturber le bon fonctionnement des services de la maison départementale des personnes handicapées des Alpes-de-Haute-Provence.