Avis 20134881 Séance du 16/01/2014

Monsieur X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 novembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Graulhet à sa demande de copie, par courrier et par courriel, des documents suivants dans le cadre de son information pour les élections municipales de mars 2014 : 1) l'ensemble des encours financiers : recettes, crédits, banques, conditions et autres de la commune ainsi que l'historique depuis quinze ans ; 2) l'ensemble des fiches journalières d'activité des employés municipaux, des congés pris, des congés maladie, des procédures disciplinaires, des conditions de recrutement, des contrats d'embauche et tous les éléments nécessaires à la bonne compréhension de la situation depuis dix ans ; 3) les procès-verbaux des contrôles effectués depuis trois ans. La commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 1) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements, de même, en partie, que le point 2), en ce qui concerne "les conditions de recrutement" et "tous les éléments nécessaires à la bonne compréhension de la situation depuis dix ans". S'agissant du surplus du point 2), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Si la commission admet que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant, s'agissant notamment de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et des composantes fixes de la rémunération, puissent être communiquées, la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à l'information légitime du public. La commission est ainsi défavorable à la communication des informations liées soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent, ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux heures supplémentaires et aux congés. Par suite, la commission estime, en l'espèce, que seuls sont communicables les documents relatifs au recrutement et à l'embauche des agents de la commune ainsi que les documents d'ordre général sur le gestion du personnel communal, sous réserve de l'occultation préalable des mentions relevant de la vie privée des agents. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable à la communication de ces documents. Elle émet, en revanche, un avis défavorable à la communication des documents relatifs aux congés, aux arrêts-maladie et aux procédures disciplinaires. La commission estime par ailleurs que le point 3) de la demande est trop imprécis pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents. Enfin, la commission, qui prend note de la réponse que lui a adressée le maire de Graulhet, rappelle que l'arrêté interministériel du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif limite à 0,18 euro par page de format A4 en impression noir et blanc les frais de copie autres que le coût d'envoi postal.