Avis 20134815 Séance du 19/12/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 novembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Plaisir à sa demande de copie, sur support papier, de l'intégralité du dossier administratif de sa cliente, sachant que le maire l'invite à venir consulter le dossier dans les locaux de la direction des ressources humaines ou propose l'envoi des seules pièces nominativement désignées. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que ce document administratif est communicable à l'intéressée ou à son conseil, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité, selon la modalité choisie par la demanderesse, à savoir une copie de l'intégralité du dossier adressée par voie postale.