Avis 20134705 Séance du 19/12/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 novembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Bruille-Saint-Amand à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) les états 1259 FDL des années 2001 à 2011 ; 2) les comptes de gestion des années 2001 à 2012 ; 3) le détail du compte 6554 pour les années 2001 à 2012 ; 4) le détail des comptes 66111 et 1641 pour les années 2001 à 2012 ; 5) le budget primitif 2013. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. A toutes fins utiles, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.