Avis 20134269 Séance du 21/11/2013

Madame et Monsieur XXX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Millemont à leur demande de copie des procès-verbaux des réunions du conseil municipal depuis 2008. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Millemont a informé la commission de ce que les documents pouvaient être consultés dans ses locaux. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par le demandeur. Elle invite donc le maire de Millemont à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance des demandeurs. La commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.