Avis 20133319 Séance du 26/09/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 août 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Férolles-Attilly à sa demande de communication par courrier électronique, et non seulement consultation sur place comme proposé, du compte rendu de la séance du conseil municipal du 28 mars 2013 au cours de laquelle le maire a effectué la prise en compte des remarques formulées par les conseillers, le public, les avis et recommandations du commissaire enquêteur avant l'approbation du PLU de la commune, et non la communication de l'intégralité des délibérations adoptées lors de ce conseil comme transmis le 24 mai 2013. La commission rappelle qu'en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales les procès verbaux du conseil municipal sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable à la communication à M. XXX, s'il existe, du procès verbal retraçant les débats ayant eu lieu au cours de la séance de la séance du conseil municipal du 28 mars 2013. Elle constate néanmoins que la demande d'avis porte également sur les modalités de communication du document en cause. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (" natif " ou " image ") du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Sous ces réserves, la commission émet un avis favorable à la demande.