Avis 20133140 Séance du 10/10/2013

Monsieur XXX XXX, pour la société XXX Généalogie, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 août 2013, à la suite du refus tacite opposé par le ministre des outre-mer à sa demande tendant à la consultation des actes de l'état civil dressés outre-mer il y a moins de soixante-quinze ans et conservés en métropole par ce ministère. La commission rappelle qu'en application des articles L.213-1 et L.213-2 du code du patrimoine, les registres de décès sont communicables à toute personne qui en fait la demande, tandis que les registres de naissance et de mariage ne le sont qu'à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, laquelle intervient le 31 décembre de chaque année pour l'ensemble de l'année. Toutefois, l'autorisation de consulter un acte ou un registre de naissance ou de mariage avant l'expiration de ce délai peut être accordée chaque fois que l'intérêt qui s'attache à cette consultation par le demandeur ne conduit pas à porter une atteinte excessive à la protection de la vie privée des personnes concernées. La commission note à cet égard que, par circulaire du 5 juillet 2010 (NOR : MCC1017578C), le ministère de la culture et de la communication, en concertation avec le ministère de la justice, a prévu la délivrance par le service interministériel des archives de France d'autorisations de consultation anticipée, valables pour une durée de deux ans sur l'ensemble du territoire national, au bénéfice des généalogistes professionnels. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre des outre-mer a indiqué à la commission qu'en raison de la suppression du dépôt des papiers publics des colonies par le décret n°2011-2044 du 29 décembre 2011, lequel a abrogé l'édit royal de juin 1776 et le décret du 21 avril 1912 qui l'avaient institué, et de la fermeture du service d'état-civil du ministère des outre-mer, le demandeur devait s'adresser aux mairies concernées outre-mer. La commission rappelle toutefois que l'article L.213-1 du code du patrimoine précise que l'accès à de tels documents d'archives publiques s'exerce dans les conditions définies à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. Il en résulte qu'il incombe à l'autorité qui détient les documents dont la consultation est demandée d'assurer l'exercice de ce droit d'accès, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, soit encore par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. La suppression du dépôt des papiers publics des colonies, qui entraîne seulement l'arrêt de l'établissement, outre-mer, d'un troisième exemplaire, conservé à l'administration centrale du ministère, de chaque acte, outre l'exemplaire conservé en mairie et le duplicata conservé au greffe du tribunal de grande instance, ne modifie pas les règles d'accès aux registres existants. La fermeture du service d'état-civil du ministère ne saurait elle-même dispenser ce ministère d'assurer le droit d'accès prévu par le code du patrimoine dans les conditions fixées par la loi du 17 juillet 1978. Seul le transfert de ces registres à la garde d'une autre administration, en particulier par versement dans un service d'archives, justifierait que le ministre chargé de l'outre-mer n'examine plus les demandes de communication qui lui sont adressées et se borne à les transmettre à l'autorité qui détiendrait désormais ces registres. La commission émet donc, en l'état, un avis favorable à la consultation demandée, à moins que la conservation des registres concernés ne le permette pas, et sous réserve, s'agissant des registres de naissance et de mariage, que le demandeur ait obtenu l'autorisation prévue au I de l'article L.213-3 du code du patrimoine, que ce soit dans les conditions régies par la circulaire du 5 juillet 2010 ou selon toute autre procédure conforme au code du patrimoine.