Avis 20133074 Séance du 12/09/2013

Maître XXX-XXX XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le préfet de police de Paris à sa demande de copie du dossier de demande d'autorisation concernant l'aménagement d'une salle de sport située dans l'immeuble de son client dont l'autorisation a été délivrée le 23 janvier 2013, alors que la Préfecture de Police de Paris ne propose que la consultation. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet de police de Paris a informé la commission que la taille des documents constituant le dossier, notamment les plans, ne permettant pas de les copier, il avait invité le demandeur à venir les consulter dans les locaux de la préfecture de police. La commission, qui constate que le désaccord porte essentiellement sur les modalités de la communication, rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. L’administration peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies, en particulier mais pas uniquement lorsqu’elle ne dispose pas des moyens matériels ou humains de procéder à la reproduction sur support papier, ce qui peut être le cas pour des documents qui nécessitent de reproduire des plans à grande échelle. Ce n’est donc que lorsque l’état du document fait obstacle à sa reproduction sous le format sollicité que l’administration peut limiter son accès à une consultation sur place. Dans les autres cas, elle ne peut pas imposer au demandeur de se déplacer pour retirer les copies mais doit les lui adresser à ses frais et peut en exiger le paiement préalable. S’agissant du coût qui peut être mis à la charge du demandeur, l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter. Ces dispositions s’appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu’à l’État et à ses établissements publics. En cas de recours à un prestataire de service extérieur, le demandeur doit supporter l’intégralité des frais de copie : le devis doit lui avoir été préalablement soumis pour accord. Dans l’hypothèse où il le refuserait, il devrait opter pour une communication sous une forme autre que la copie sur support papier. Il s’ensuit qu’en l’espèce, si la très grande taille de certains documents rend impossible leur copie par l’administration elle-même, cette dernière doit faire appel à un prestataire extérieur et ne peut ainsi refuser l’envoi des documents, mais peut le subordonner au règlement préalable, par le demandeur, des frais de copie et d'envoi. La commission, qui estime par ailleurs que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, émet donc un avis favorable.