Avis 20133032 Séance du 26/09/2013

Monsieur XXX-XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le président de l'établissement public de coopération culturelle « Pont du Gard » à sa demande de copie des documents suivants : 1) la ou les conventions liant l'établissement à la collectivité territoriale du Gard, en particulier celles visées à l'article 22-3 de l'arrêté préfectoral 2003-94-2 ; 2) l'ensemble des délibérations du conseil d'administration depuis le 1er janvier 2009. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'établissement public de coopération culturelle « Pont du Gard » a informé la commission qu'il n'était pas opposé à la communication au demandeur des conventions visées au point 1), mais que la demande portant sur le point 2) lui paraissait excessive, les délibérations concernées, au nombre de 179, qui incluent chacune de volumineuses annexes, impliquant la réalisation d'environ 1300 photocopies. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission, qui estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, émet un avis favorable à leur communication au demandeur dans les conditions ci-dessus rappelées.