Avis 20132969 Séance du 12/09/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le maire du Lauzet-Ubaye à sa demande de copie des documents suivants, sachant que le maire propose une consultation sur place en raison du volume des pièces demandées et de l'insuffisance de personnel pour mener à bien un tel travail de reprographie : 1) l'ensemble des lettres de commande de prestations intellectuelles et de travaux, du 1er janvier 2010 au 6 juin 2013 ; 2) tous les contrats établis entre les acteurs et la commune ayant bénéficié de commandes et de travaux pour la même période ; 3) les avis d'appel d'offres et de mise en concurrence ; 4) les délibérations du conseil municipal y afférent. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire du Lauzet-Ubaye a informé la commission de ce qu'en raison du volume important des documents sollicités et des faibles moyens dont dispose sa commune, il avait proposé au demandeur de consulter les documents dans ses locaux avec la possibilité de prendre copie de ceux qu'il aura sélectionnés. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. De plus, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission estime qu'en l'espèce, compte tenu du volume des documents demandés et du peu de personnel dont dispose cette commune de 250 habitants, l'établissement d'un devis par un prestataire extérieur, devis qui sera soumis au demandeur, apparaît comme la solution la plus adaptée pour que soient à la fois respecté le droit d'accès institué par la loi de 1978 et prises en compte les contraintes techniques de l'administration. Elle invite le maire du Lauzet-Ubaye à y procéder.