Avis 20132576 Séance du 10/10/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier électronique enregistré à son secrétariat le 25 juin 2013, à la suite du refus opposé par le président de l'université d'Évry-Val d'Essonne à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatifs à son activité professionnelle au sein de la direction du patrimoine immobilier (DPI) de l'université pour la période du 17 septembre 2012 au 9 mai 2013 : 1) les documents qu'il a produits et reçus à titre professionnel (lettres, courriels, invitations, convocations, comptes rendus, notes de service, rapports d'expertise, procès-verbaux, projets, synthèses, propositions, cahiers des charges, dossiers de consultation de fournisseurs, analyses de leurs offres, budgets, bilans, attestations de service fait, fiches de poste, évaluation de la valeur professionnelle des agents dirigés, contributions au rapport d'activité de l'université, etc.) ; 2) les documents attestant de l'activité de sa ligne téléphonique (01.69.XXX7.80.80) depuis le 1XXX février 2013 (extraits des comptes rendus de l'activité du réseau téléphonique, factures des fournisseurs de service de téléphonie, etc.) ; 3) les documents justifiant la détermination du montant de la prime qui lui a été versée dans le cadre du régime indemnitaire complémentaire (RIC) pour 2012. S'agissant du point 1) de la demande, la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ Bertin, recueil page 267). La commission déclare donc la demande d’avis irrecevable sur ce point. Concernant les documents visés au point 2) de la demande, la commission estime que les factures détaillées se rapportant aux téléphones mis à la disposition des agents publics dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions sont des documents administratifs au sens de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et qu'ils sont communicables à l'intéressé en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. De même, en ce qui concerne les documents visés au point 3), la commission rappelle que les documents relatifs à la rémunération d’un agent public lui sont communicables, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur ces deux points et prend note de l’intention du président de l'université de l'université d'Évry-Val d'Essonne de procéder prochainement à la communication de ces documents à Monsieur XXX XXX.