Avis 20131744 Séance du 25/04/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2013, à la suite du refus opposé par le maire d'Arignac à sa demande de copie, et non simple consultation, des délibérations du conseil municipal des 9 mai 2011, 22 juin 2011, 1er juillet 2011, 6 septembre 2011, 22 novembre 2011, 23 janvier 2012, 19 février 2012, 13 mars 2012, 5 avril 2012, 10 mai 2012, 28 juin 2012, 11 septembre 2012, 18 octobre 2012, 22 janvier 2013, et 19 février 2013. La commission estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. Par ailleurs, la commission, qui prend note de la réponse du maire d'Arignac, rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l'administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu'elle n'est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu'il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d'un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l'administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, ou sur des documents d'un format particulier, elle peut faire établir un devis auprès d'un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.