Avis 20131584 Séance du 14/05/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 mars 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Wintershouse à sa demande de communication des documents suivants : 1) les arrêtés d'attribution des indemnités (IFTS, IEMP et IAT) concernant les quatre agents communaux, correspondant à cinq postes budgétaires, pour les années 2007 à 2013 ; 2) le journal de paie communal portant sur les années 2011 et 2012, notamment le journal centralisateur de paie arrêté au 31 décembre 2012, toutes catégories confondues (titulaires et non titulaires), et par catégorie ; 3) le journal centralisateur annuel relatif aux charges salariales et patronales au 31 décembre 2011 et au 31 décembre 2012 mentionnant l'assiette, le taux des cotisations, le montant des cotisations salariales et des cotisations patronales ; 4) les procurations des conseillers municipaux données à d'autres conseillers afin de les représenter à une séance du conseil municipal ; 5) le bordereau « URSSAF » (pièce comptable) justifiant la dépense de 136 euros du centre communal d'action sociale (CCAS) en 2012 ; 6) la pièce comptable concernant le CCAS, justifiant ou ayant permis l'encaissement de la participation du Crédit Mutuel des Vallons à la fête des personnes âgées, soit 400 euros pour l'année 2012. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Wintershouse a informé la commission que ses services n'ont pas trouvé trace du document visé au point 6). La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande en ce qui concerne le point 6). La commission estime ensuite que les documents demandés aux points 1) à 3) et 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, à l’exception des documents ou mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable (CE 10 mars 2010 Commune de Sète n° 303814). Il en va ainsi des éléments de rémunération des agents de la commune qui sont fonction de l'appréciation portée sur la façon de servir. A l'inverse, les composantes fixes de la rémunération (grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion) sont communicables. La commission considère par ailleurs que les documents visés au point 4) sont communicables par application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission souligne enfin qu'une demande de communication de documents administratifs ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Cependant, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Sous ces réserves, la commission émet un avis favorable sur les points 1) à 5) et prend note de l'intention du maire de Wintershouse de procéder prochainement à la communication des documents visés au point 4). La commission, qui prend note des nombreuses demandes que Madame XXX a adressées à l’administration, recommande à celle-ci de faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.