Avis 20130939 Séance du 14/03/2013

Monsieur XXX XXX, conseiller municipal, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de La Possession à sa demande de communication, à lui même ainsi qu'à d'autres conseillers municipaux, des rapports d'audits réalisés en 2012 par la société « Exa » sur les associations suivantes : - association sportive de La Possession (ASP) ; - office municipal de la culture et du temps libre (OMCTL) ; - comité des œuvres sociales (COS). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de La Possession a indiqué qu'il a refusé de communiquer ces documents parce que les opérations d'audit ne sont pas formellement achevées et que les rapports ont en outre le caractère de documents préparatoires à une décision administrative ultérieure concernant les associations qui sera soumise à l'approbation du conseil municipal. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission considère qu'un rapport d'audit revêt un caractère administratif et est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve qu’il soit achevé, c'est-à-dire remis à son commanditaire, et qu'il soit dépourvu de caractère préparatoire. Sur le premier point, la circonstance qu’un rapport reposerait sur des données provisoires ou qu'il serait susceptible de modification dans l'avenir ne saurait suffire à le regarder comme inachevé. Sur le second point, la commission précise qu’un tel rapport ne peut revêtir un caractère préparatoire au sens du même article 2 que lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. En l'espèce, la seule circonstance que les rapports d'audit, dont la commission n'a pas pu prendre connaissance, ne soient pas formellement déclarés achevés ne saurait empêcher leur communication, dès lors qu'il ressort des pièces du dossier que le maire de La Possession avait prévu une réunion de restitution des travaux du cabinet d'audit le 20 octobre 2012, laquelle réunion n'a été reportée sine die qu'en raison de l'empêchement de l'un de ses participants. Par conséquent, si des documents, même provisoires, ont été remis au maire par le cabinet d'audit en vue de la préparation de cette réunion, ils ont un caractère communicable. En outre, le maire de La Possession n'ayant pas fait part de la nature précise des décisions que ces rapports doivent éclairer, la commission émet un avis favorable à leur communication, sauf si ces documents ont pour finalité effective et avérée la préparation de décisions précises, notamment de renouvellement des subventions.