Avis 20130856 Séance du 14/03/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Compans à sa demande de communication des comptes administratifs et des bilans sociaux de la commune de Compas, pour les années 2010 et 2011. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Compans a indiqué qu'il n'a jamais reçu de demande préalable, que l'association à laquelle appartient Madame XXX a déjà eu communication de ces documents suite à un précédent avis de la commission, et que l'article L.2313-1 du code général des collectivités territoriales prévoit uniquement la consultation sur place des budgets des communes. A titre liminaire, la commission observe que s'il appartient au demandeur d'apporter la preuve qu'il a saisi préalablement l'administration, cette preuve lui semble apportée en l'espèce dès lors que Mme XXX produit la copie d'un courriel en ce sens daté du 29 octobre 2012 et envoyé à l'adresse électronique mentionnée sur le site de la mairie (mairiedecompans@wanadoo.fr). La commission fait également remarquer que le précédent avis auquel se réfère le maire de Compans (n° 20130403), non seulement n'était pas adressé à Mme XXX, mais en outre portait sur la communication d'enregistrements de conseils municipaux. La commission estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et, pour ce qui est des comptes administratifs, de l'article L.2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. En ce qui concerne les modalités de communication, la commission estime que l'article L.2313-1 du code général des collectivités territoriales, s'il prévoit que les budgets des communes doivent être mis à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent leur adoption, n'interdit pas pour autant leur communication sur le fondement des dispositions de la loi du 17 juillet 1978. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place, et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci, peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget, du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.