Avis 20130810 Séance du 04/07/2013

Monsieur XXX XXX, pour l'association de sauvegarde de l'environnement de Puyvert en Lubéron, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Puyvert à sa demande de copie des documents suivants : 1) la convention signée avec la SCI La Valette Lubéron et la délibération du conseil municipal du 14 mai 2013 s'y rapportant ; 2) la délibération relative à l'équipement matériel mentionné en page 3 du procès-verbal de la séance du conseil municipal du 5 avril 2011 ; 3) toutes les délibérations prises par le conseil municipal lors de sa séance du 10 décembre 2012. S'agissant des documents visés au point 1), la commission rappelle qu'en application de l'article 17 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, pris pour l'application de la loi du 17 juillet 1978, l'autorité compétente dispose d'un délai d'un mois pour se prononcer sur la demande d'accès à un document administratif dont elle est saisie. Passé ce délai, l'intéressé dispose alors d'un délai de deux mois pour saisir la commission. En l'espèce, la commission constate que la demande de communication a été adressée au maire de Puyvert le 17 mai 2013 et reçue par lui le 21 mai 2013 et que, dès lors, aucune décision implicite de refus à cette demande n'était encore née à la date à laquelle la commission a été saisie. Elle relève, par ailleurs, qu'aucune décision expresse de refus n'apparaît avoir été prise. Le refus de l'administration n'étant pas établi, la saisine de la commission était prématurée et la demande est, par conséquent, déclarée irrecevable sur ce point. En réponse à la demande qui a été adressée, le maire de Puyvert a fait savoir à la commission que la délibération visée au point 2) de la demande d'avis n'existait pas dans la mesure où la mention dans le procès-verbal de la séance du conseil municipal vise une simple information de celui-ci sur diverses acquisitions. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. La commission estime que les documents visés au point 3) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. Par ailleurs, la commission relève qu'un arrêté municipal en date du 29 février 2012 fixe à 20 centimes d'euro le tarif de la photocopie d'un document administratif. Elle précise qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. La commission invite donc l'administration à mettre ses tarifs de copie en conformité avec la réglementation.