Avis 20130241 Séance du 07/02/2013

Monsieur XXX XXX, Madame XXX XXX et Monsieur XXX XXX, conseillers municipaux, ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Fontainebleau à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'évolution des effectifs scolaires (maternelles et primaires) de 1999 à 2012 inclus, répartis par école, ainsi que la liste des ouvertures/fermetures de classes depuis 1999 ; 2) la copie de l'ensemble des factures et honoraires d'avocats réglés par la commune dans les affaires où elle était partie prenante à la procédure, de 2006 à 2012 ; 3) la copie de l'ensemble des pièces relatives à la négociation de la convention d'occupation du terrain Boufflers, entre la ville et l'État, au sujet de laquelle le conseil municipal a délibéré à la fin de l'année 2012 ; 4) le dossier complet d'appel d'offres et d'analyse d'appel d'offres de délégation de service public de stationnement. A défaut de réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En ce qui concerne le document dont la communication est sollicité au point 1), la commission considère, s'il existe, qu'il s'agit d'un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. S'il n'existe pas, la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. En ce qui concerne le document demandé au point 2), la commission rappelle qu'ainsi que l'a jugé le Conseil d'État (CE, Ass., 27 mai 2005, Département de l'Essonne), l'ensemble des correspondances échangées entre un avocat et son client, notamment les consultations juridiques rédigées par l'avocat à son intention, la convention d'honoraires ou les facturations y afférentes (voir également Cass. 1ère Ch civ, 13 mars 2008, n° 05-11314), si elles constituent des documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, sont couvertes par le secret professionnel, protégé par l'article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point. Elle précise toutefois que le secret professionnel des avocats ne s'étend pas aux mandats de paiement émis par l'ordonnateur de la collectivité en vue du règlement des factures présentées, qui demeurent des pièces de la comptabilité de la commune, communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. En ce qui concerne le document sollicité au point 3), la commission indique qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978 aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. En l'espèce, dès lors qu'il ne ressort ni des pièces du dossier, ni des informations tirées du site internet de la ville de Fontainebleau, que la convention, approuvée par le conseil municipal du 17 décembre 2012, a été signée, la commission émet un avis défavorable. La commission précise que les documents sollicités seront communicables à tous dès la signature de la convention. Concernant le document dont la communication est sollicitée au point 4), à savoir la délégation de service public du stationnement qui a été approuvée par le conseil municipal du 17 décembre 2012 et signée par la ville de Fontainebleau le 11 janvier 2013, comme cela est mentionné sur son site internet, la commission rappelle qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la même loi. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires et les coordonnées bancaires. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des spécificités propres à chaque délégation : – l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; – l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable ; en revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables ; - le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret industriel et commercial. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point.