Avis 20124894 Séance du 10/01/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 décembre 2012, à la suite du refus opposé par préfet de la Marne à sa demande de copie des documents suivants concernant la création d'une zone de développement de l'éolien sur le territoire de la communauté de communes de Jalons : 1) le dossier de proposition de création ; 2) les avis émis par les personnes publiques (communes limitrophes, commission départementale de la nature, des paysages et des sites, conseil de l'environnement et des risques sanitaires et technologiques (CODERST), direction générale de l'aviation civile (DGAC), service territorial de l'architecture et du patrimoine (STAP), armée de l'air, etc.) ; 3) les rapports de la direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL). En réponse à la demande qui lui a été adressée, la direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) de Champagne-Ardenne, à laquelle la demande a été transférée par l’administration initialement saisie, a indiqué à la commission avoir proposé, par courrier en date du 3 janvier 2013, à la présidente de l'association représentée par le demandeur de venir consulter les documents sollicités dans ses locaux, en raison de la nature et du format de ces documents, dont la plupart sont des plans difficiles à reprographier. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume ou le format des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication en raison du volume ou du format des documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission prend note de la proposition de l'administration. Elle émet toutefois un avis favorable à la communication sollicitée, dans les conditions exposées ci-dessus, pour le cas où le demandeur maintiendrait son souhait de recevoir copie des documents sollicités.