Avis 20124150 Séance du 06/12/2012

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Wintershouse à sa demande de communication, éventuellement sur support électronique, d'une copie : 1) des documents suivants relatifs aux finances communales, pour tous les budgets adoptés depuis 2007 : a) le compte administratif ; b) les différents livres comptables ; c) les bordereaux de mandats de dépenses et de titres de recettes, y compris pour l'exercice en cours ; d) les titres de recettes et les mandats de dépenses, y compris ceux relatifs aux marchés publics ; e) l'état des recettes et des dépenses ; 2) de documents relatifs au recrutement de Madame XXX XXX en qualité de secrétaire de mairie, à savoir : a) l'avis de vacance de poste ainsi que la publicité de cette vacance de poste ; b) les actes de candidature reçus, sous réserve de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée ; c) le contrat de recrutement, l'arrêté de nomination, les arrêtés portant avancement de grade et d'échelon, ceux portant attribution de primes et tout autre élément justifiant la rémunération perçue par l'intéressée, sous réserve de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée ; 3) des documents relatifs à la procédure de passation du marché public portant sur des travaux de construction de l'atelier municipal. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune de Winterhouse, après avoir regretté le comportement du demandeur et s'être interrogé sur les objectifs qu'il poursuit, a précisé qu'il ne refuse pas de lui adresser les documents dont la communication est sollicitée mais qu'en raison de leur nombre important et de la charge de travail que le traitement de cette demande représente pour ses services, il a déjà invité M. XXX à la préciser. La commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois M. XXX à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978. La commission estime que les documents dont la communication est sollicitée au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. Concernant les documents dont la communication est demandée au a du point 2), la commission considère qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable. Il en va de même des documents dont la communication est sollicitée au b du point 2), sous réserve de l'occultation préalable d'éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée, en application du II de l'article 6 de la loi de 1978 . Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de ces documents. Concernant les documents dont la communication est sollicitée au c du point 2), la commission rappelle qu'il y a lieu de distinguer entre les arrêtés du maire, qui sont communicables en application de l'article L 2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont les dispositions ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux, ainsi que la jugé le Conseil d'Etat dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), et les autres documents, communicables sur le fondement de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. A cet égard, si la commission estime que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des décisions de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI, indemnités de sujétion.) En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates des congés...) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission, qui n'a pas pu consulter les documents demandés, émet donc un avis favorable à leur communication, sous réserve, en ce qui concerne les arrêtés du maire, de l'occultation des mentions révélant une appréciation portée sur l'intéressée, y compris par l'attribution de primes liées à la manière de servir, et, s'agissant des autres pièces, de l'occultation, également, des mentions couvertes par le secret de la vie privée. Enfin, s'agissant des documents dont la communication est sollicitée au point 3), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. En l'espèce, la commission, qui n'a pas pu consulter les documents demandés, émet, sous ces réserves, un avis favorable. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.