Avis 20124085 Séance du 06/12/2012

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le maire des Billaux à sa demande de communication d'une copie des procès-verbaux et des comptes rendus des séances du conseil municipal des 11 décembre 2007, 18 décembre 2007, 8 janvier 2008 et 19 février 2008. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. La commission précise, à toutes fins utiles, s’agissant des notes prises par le secrétaire de séance ou par ses auxiliaires au cours d’une réunion du conseil municipal, qu’il y a lieu de distinguer selon la teneur de ces notes, eu égard en particulier à leur cohérence et à leur intelligibilité, et selon leur finalité. S’il ne s’agit que d’annotations informelles, éparses, et parfois lacunaires, prises par le secrétaire de séance ou ses auxiliaires à titre d’aide-mémoire et à seule fin de la mise au net, par leurs soins, du procès-verbal de la séance, la commission estime que ces notes ne présentent pas le caractère d’un document achevé au sens de l’article 2 de la loi, et ne sont par suite pas communicables. Lorsque, au contraire, ces notes ont vocation à résumer fidèlement, même de manière particulièrement succincte, le déroulement de la séance, elles présentent le caractère d’un document achevé, en particulier quand elles sont prises, comme il n’est pas rare, sur un registre réservé à cet usage et signées de leur auteur. Dans ce cas, si elles tiennent lieu de procès-verbal de la séance, elles sont communicables dès leur signature, en application, d'ailleurs, tant de la loi du 17 juillet 1978 que de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Si, en revanche, elles préparent l’élaboration d’un procès-verbal ou d’un compte rendu établi ou adopté selon d’autres formes, elles deviennent communicables dès qu'elles ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal réalisé à partir de ces documents.