Avis 20123998 Séance du 22/11/2012

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Rossillon à sa demande de communication des documents suivants, depuis 1982 : 1) les délibérations du conseil municipal portant sur la gestion forestière de la commune, observation faite que Madame XXX reconnaît dans sa demande avoir reçu du maire la copie des délibérations concernant les coupes de bois depuis 2007 ; 2) les budgets forestiers concernant Egieu et l'ensemble de la forêt communale de Rossillon ; 3) tous documents portant sur la gestion de la forêt, notamment sur les travaux, les coupes de bois, les plantations et les investissements divers, en précisant les parcelles et sections concernées ; 4) s'il existe, le répertoire des archives de la commune. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune de Rossillon fait remarquer : - que Mme XXX a pu consulter sur place les documents dont la communication est sollicitée au point 1) et en obtenir gratuitement des photocopies ; - que la commune ne dispose pas des documents dont la communication est sollicitée au point 2) ; - que pour répondre à la demande de communication des documents sollicitée au point 3) il a fourni, dans le courant du mois d'octobre, un état récapitulatif, établi par l'Office national des forêts, des revenus et dépenses des forêts de sa commune sur vingt-cinq années, état que Mme XXX reconnaît avoir reçu du maire le jour de sa demande. Concernant les documents dont la communication est sollicitée au point 1) la commission estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable et invite le maire de Rossillon à communiquer, dans la mesure où elles existent, une copie des délibérations du conseil municipal portant sur la gestion des forêts de la commune pour les années 1982 à 2006. En revanche, la demande est irrecevable en ce qui concerne les années postérieures. Concernant les documents dont la communication est sollicitée au point 2) et qui sont inexistants, la commission ne peut que déclarer la demande d'avis sans objet. Concernant les documents dont la communication est sollicitée au point 3), la commission ne peut, dans la mesure où le document établi par l'Office national des forêts et communiqué par le maire serait le seul document répondant à la demande de Madame XXX, que déclarer la demande d'avis irrecevable sur ce point. En revanche, s'il existe d'autres documents, elle considère que ce sont des documents communicables en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales et émet par conséquent un avis favorable. Il en va de même en ce qui concerne, s'il existe, la communication du document sollicité au point 4). Enfin, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur » . Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.