Avis 20120716 Séance du 23/02/2012

Monsieur H. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 janvier 2012, à la suite du refus opposé par le maire d'Angers à sa demande de communication, par envoi de la copie intégrale, de l'acte de naissance de Monsieur C., né le 8 décembre 1936. La commission, qui prend note de la réponse du maire d’Angers, rappelle, à titre liminaire, que si les articles 8, 9 et 11-1 du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil prévoient la délivrance, par les officiers de l’état civil, de copies intégrales des actes qu’ils détiennent, réservées, en ce qui concerne les actes de naissance, les actes de reconnaissance et les actes de mariage, à l’intéressé, à ses ascendants et descendants, aux héritiers de l’enfant reconnu, aux autres personnes autorisées par le procureur de la République et aux administrations publiques que les lois et règlement autorisent à requérir de telles copies, elle n’est pas compétente pour se prononcer sur l’application de ces dispositions. En revanche, la commission est compétente, en vertu des dispositions de l’article 20 de la loi du 17 juillet 1978, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L.213-1 à L.213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, de l’acte de naissance sollicité, qui, s’il ne revêt pas le caractère d’un document administratif, présente celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce code. A cet égard, la commission rappelle que les registres de naissance et de mariage de l’état civil sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e du 4° du I de l’article L.213-2 du même code. Elle relève que l’article 4 du décret du 3 août 1962 prévoit que les registres sont clos par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. La commission en déduit que les actes de naissance et de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. En l’absence de toute disposition permettant d’occulter d’un registre de l’état civil, en vue de sa communication au-delà du délai ainsi compté, l’une des mentions que comporte ce registre, la commission précise que l’acte est communicable avec l’ensemble des mentions apposées, dans les cas prévus par la loi ou en exécution d’une décision de l’autorité judiciaire, en marge de cet acte. La commission rappelle également qu’en vertu de l’article L.213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’Etat au budget du 1er octobre 2001 c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. La commission souligne que les dispositions du premier alinéa de l’article 8 du décret du 3 août 1962, selon lesquelles les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par les agents de l’Etat habilités à cet effet et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur de la République, ne sauraient faire obstacle à l’exercice du droit de consultation sur place que toute personne tient des dispositions législatives du code du patrimoine, avec lesquelles elles sont devenues incompatibles, en ce qui concerne les registres légalement clos depuis plus de soixante-quinze ans, du fait de l’intervention de la loi du 15 juillet 2008 relative aux archives qui a fixé ce délai. La commission précise toutefois que le respect du délai fixé au e du 4° du I de l’article L.213-2 du code du patrimoine empêche la consultation directe par le demandeur, lorsque des registres communicables sont reliés en un même volume avec des registres qui ne sont pas encore communicables, eu égard aux années auxquelles ils se rapportent, et que l’administration n’est pas en mesure, si la demande ne porte pas sur un petit nombre d’actes précisément désignés et compte tenu des moyens dont elle dispose, d’assurer la consultation sur place des registres communicables sans empêcher celle des registres non communicables. La commission rappelle enfin que la réutilisation des informations contenues dans les actes ou les registres d’état civil communiqués, qui constituent des données à caractère personnel, est subordonnée, lorsque les intéressés ne sont pas décédés, à leur consentement préalable, conformément à l’article 13 de la loi du 17 juillet 1978, ainsi qu’au respect, en tout état de cause, des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. En l’espèce, la commission constate que l’acte de naissance sollicité, établi en 1936, est ainsi communicable depuis le 1er janvier 2012 à toute personne qui le demande. Monsieur H. est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi d’une copie simple de cet acte, dans son intégralité, avec ses mentions marginales éventuelles, sous réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation du document. Dans cette dernière hypothèse, la consultation sur place de l’acte devrait lui être proposée. La commission émet donc, dans cette mesure, un avis favorable.