Avis 20111177 Séance du 17/03/2011

Monsieur K., pour le Syndicat CGT du conseil régional de Lorraine, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 février 2011, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional de Lorraine à sa demande de copie de la liste exhaustive des agents de la région comportant leurs noms, prénoms et adresses administratives. La commission rappelle à titre liminaire qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le droit d'information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. Au regard de la loi du 17 juillet 1978, la commission précise que la liste du personnel d'une région qui fait simplement apparaître le nom et les prénoms de ses agents ainsi que leur affectation, ou adresse administrative, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de cette loi, s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil régional de Lorraine a fait valoir que la délibération n°2005-002 du 13 janvier 2005 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en ouvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leur personnel (norme simplifiée n°46) lui paraissait s'opposer à la communication demandée, dans la mesure où cette norme simplifiée ne prévoit la communication, aux instances représentatives du personnel et aux délégués syndicaux, des coordonnées professionnelles des employés qu'après recueil de l'accord exprès des intéressés. Or, le traitement de données comportant les informations sollicitées a fait l'objet, sur le fondement du I de l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, d'une déclaration simplifiée de conformité à cette norme, dont la méconnaissance est réprimée par les dispositions de l'article 226-16-1-A du code pénal. Cependant, la commission rappelle qu'il résulte de l'article 37 de la loi du 6 janvier 1978 que ses dispositions ne font pas obstacle à l'application, au bénéfice de tiers, de celles de la loi du 17 juillet 1978. Elle en déduit que l'autorité administrative qui détient des documents administratifs dont la communication constitue un droit en application de la loi du 17 juillet 1978 est tenue de satisfaire les demandes présentées en ce sens, dans le respect, lorsqu'elles s'imposent, des formalités prévues par la loi du 6 janvier 1978, dont la commission ne s'estime pas compétente pour apprécier le champ d'application et la portée. La commission émet donc un avis favorable à la communication, dans les conditions qui viennent d'être indiquées, du document sollicité.