Avis 20102964 Séance du 27/07/2010

Madame V. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juin 2010, à la suite du refus opposé par le maire de Thiaville-sur-Meurthe à sa demande de délivrance, à titre gratuit et non à titre onéreux, d'une copie de la délibération du conseil municipal du 30 avril 2010 relative aux indemnités servies aux conseillers municipaux ayant reçu délégation. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel que l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que " Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération. ". Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Thiaville-sur-Meurthe, la commission constate que le refus opposé par l'administration ne porte pas sur le principe de la communication, qui ne soulève pas de difficulté, mais sur ses modalités. Elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document. S'agissant plus précisément de la délivrance de copies, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Lorsque l'administration ne dispose pas des moyens de reproduction adaptés pour satisfaire une demande de communication, elle peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de ces copies. Dès lors, il lui appartient de faire établir, au préalable, un devis auprès d'une société équipée de ces moyens et de le soumettre au demandeur qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de reproduction correspondants. La commission émet donc, sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978 et sans préjudice des droits que la demanderesse pourrait tirer de son mandat de conseillère municipale, un avis défavorable à la délivrance d'une copie gratuite du document sollicité, sauf par envoi par courrier électronique si le document existe sous forme électronique, que la transmission est techniquement possible et que cette modalité de communication convient à celle-ci.