Conseil 20071693 Séance du 19/04/2007

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 avril 2007 votre demande de conseil relative à la possibilité pour l'administration : 1) d'exiger que les demandes de communication de documents soient présentées par écrit ; 2) d'autoriser les administrés à photographier les documents dont ils sollicitent la communication. Sur le premier point, la commission souligne qu'aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit que les demandes de communication doivent se faire par écrit. Dès lors, si les administrés peuvent être invités à présenter leurs demandes de cette façon, l'administration ne saurait légalement les y contraindre. De son côté, la commission recommande aux usagers de respecter cette formalité afin notamment d'être à même de pouvoir justifier ultérieurement de la date et du contenu de leur demande, dans la perspective d'un recours contentieux devant le tribunal administratif. Sur le second point, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, les demandeurs peuvent accéder aux documents administratifs dont ils sollicitent la communication, par consultation gratuite sur place, par remise ou envoi de photocopies pouvant leur être facturées, ou par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous cette forme. La prise de photographie n'est donc ni prévue ni exclue par les textes. Dans ces conditions, la commission estime que si l'administration n'est pas tenue de faire droit à une telle demande, rien ne s'y oppose formellement, sauf le souci du bon état de conservation des documents.