Avis 20065252 Séance du 07/12/2006

- envoi des copies de la version définitive du POS concernant les ouvrages de soutènement et les accès voirie.
Monsieur B. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 novembre 2006, à la suite du refus opposé par le maire de La Roche-sur-Foron à sa demande d'envoi des copies de la version définitive du POS concernant les ouvrages de soutènement et les accès voirie plutôt que d'une consultation sur place. La commission, qui constate que le désaccord porte uniquement sur les modalités de la communication, rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. L'administration peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies, en particulier mais pas uniquement lorsqu'elle ne dispose pas des moyens matériels ou humains de procéder à la reproduction sur support papier ce qui peut être le cas pour des documents tels que les POS ou les PLU qui nécessitent de reproduire des plans à grande échelle. Ce n'est donc que lorsque l'état du document fait obstacle à sa reproduction sous le format sollicité que l'administration peut limiter son accès à une consultation sur place. Dans les autres cas, elle ne peut pas imposer au demandeur de se déplacer en mairie pour retirer les copies mais doit les lui adresser à ses frais et peut en exiger le paiement préalable. S'agissant du coût qui peut être mis à la charge du demandeur, l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que " des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ". Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En cas de recours à un prestataire de service extérieur, le demandeur doit supporter l'intégralité des frais de copie : le devis doit lui avoir été préalablement soumis pour accord. Dans l'hypothèse où il le refuserait, il devrait opter pour une communication sous une forme autre que la copie sur support papier. Les informations transmises par le maire de La Roche-sur-Foron ne faisant pas apparaître d'impossibilité matérielle de copier le document sollicité, la commission émet à un avis favorable à sa communication par envoi postal d'une copie sur support papier aux frais du demandeur.