Conseil 20060629 Séance du 02/02/2006

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 2 février 2006 votre demande de conseil relative au caractère abusif des demandes de M. ou Madame B. ainsi que de la possibilité pour l'administration de demander aux intéressés de dresser une liste des documents souhaités afin de les photocopier lors de périodes plus calmes. La commission rappelle qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Peuvent relever de cette catégorie les demandes en nombre très élevé, que le service sollicité est dans l'incapacité matérielle de traiter, ou les demandes portant sur des documents auxquels l'intéressé a déjà eu accès. Le caractère abusif ne peut toutefois justifier un refus de communication de documents administratifs que lorsqu'il est incontestablement établi. Ainsi, toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives, le service pouvant y faire face en échelonnant leur communication dans le temps. De plus, la commission souligne que le caractère abusif de demandes de communication doit être examiné pour chaque demande et que le fait que de nombreuses demandes auraient déjà été effectuées ou que l'une d'entre elles aurait déjà été considérée comme abusive ne suffit pas à emporter la qualification comme abusive d'une nouvelle demande. En l'espèce, votre demande de conseil ne porte pas sur une demande de communication précise mais sur "toutes les demandes de consultation" d'un de vos administrés. Il n'apparait pas à la commission que ces demandes présentent un caractère abusif. La commission précise que lorsqu'une demande porte sur un nombre important de documents, l'administration, particulièrement dans le cas de petites communes, est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin de ne pas porter atteinte à la continuité du service ou à inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place, sur rendez-vous, et à prendre copie des pièces qui lui sont réellement utiles. Les frais de photocopies peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné au secrétariat. Leur paiement peut être exigé préalablement à la remise des copies. A ce titre, il est également possible pour l'administration qui dispose d'un délai d'un mois pour satisfaire les demandes d'accès, d'inviter le demandeur à lui remettre une liste de documents dont les copies pourront être réalisées dans des conditions compatibles avec le bon fonctionnement des services.