Conseil 20053967 Séance du 06/10/2005

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 octobre 2005 votre demande de conseil relative à la possibilité de réglementer la consultation des archives d'état civil de la commune de la manière suivante : 1) la fixation des jours et heures de consultation ; 2) la demande préalable de consultation par écrit ; 3) la non communication des archives détériorées, qui font ou vont faire l'objet d'une restauration par ailleurs ; 4) l'interdiction de photocopier les archives du fait de leur état et de l'encre utilisée. D'une manière générale, la commission rappelle que les archives sont conservées selon les termes de l'article L.211-2 du code du patrimoine, " tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ". Aussi les archives sont-elles destinées à être communiquées aux personnes qui désirent les utiliser aux fins énumérées à cet article. Dans le cas des archives publiques, dont font partie les archives des communes, le droit d'accès est fixé par les dispositions des articles L.213-1 à L.213.3 du code du patrimoine. Celles-ci prévoient, d'une part, que les documents librement communiqués avant leur versement aux archives le restent, une fois ce versement intervenu ; d'autre part, que les documents susceptibles de mettre en cause des secrets de caractère individuel ou général deviennent communicables à toute personne à l'expiration du délai s'échelonnant entre 30 et 150 ans. Les services publics sont tenus de garantir l'accès à tout usager des archives librement communicables en application de ces dispositions. La commission a enfin rappelé les dispositions des articles L. 1421-7 et L. 1421-8 du code général des collectivités territoriales. Le premier de ces articles oblige les communes de moins de 2000 habitants à déposer aux archives départementales les archives publiques qu'elles détiennent et ayant plus de 100 ans d'âge. Le second fait de cette obligation une simple possibilité dans le cas des communes de plus de 2000 habitants. Si votre commune se trouve dans l'impossibilité matérielle de remplir son devoir de communication au public, il vous appartient de vous rapprocher des archives départementales afin d'organiser le dépôt de vos archives. Si un tel dépôt intervenait, la commune resterait propriétaire de ses archives, en application du premier alinéa de l'article L. 1421-10 du code suscité. La commission estime que la fixation de jours et heures de consultation est une mesure d'organisation du service qui est compatible avec les dispositions du code du patrimoine dès lors qu'elle ne porte pas atteinte au droit d'accès à ces documents en rendant impossible ou très difficile cette consultation. En revanche, s'il peut apparaître de bonne administration d'inviter les personnes intéressées à formuler une demande écrite préalable afin de faciliter la mise à disposition des documents, il serait contraire aux dispositions de ce code d'exiger une telle demande écrite à l'égard de documents librement accessibles. Concernant la communication et la reprographie des documents en mauvais état matériel, la commission a indiqué que la communication de documents librement communicables était obligatoire, sauf si les impératifs de conservation du document s'y opposent. Cependant, la communication ne peut être que différée afin que les documents soient restaurés ou transférés sur un autre support (micro filmage ou numérisation). Enfin, la commission relève qu'aucune disposition du code du patrimoine, ni de ses décrets d'application, n'institue un droit à recevoir photocopie d'archives publiques (CE, Bertin, 1er février 1993).