Conseil 20052589 Séance du 07/07/2005

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 7 juillet 2005 votre demande de conseil relative au principe et aux conditions de la communication, à une administrée, de la copie de trois plans de périmètre relatifs à une étude d'aménagement foncier, de format 1m x 0.72m, sachant que la commune ne dispose pas des moyens matériels nécessaires à la reproduction à l'identique de ces plans grand format. La commission a indiqué qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, la communication de documents administratifs peut s'effectuer par consultation sur place ou par la délivrance d'une copie facilement intelligible sur un support identique à celui utilisé par l'administration, ou sur papier, au choix du demandeur, et à ses frais, sans que ces frais ne puissent excéder le coût de cette reproduction. En application de cette disposition, les modalités de facturation des copies ont été fixées par le décret n° 2001-493 du 6 juin 2001. L'article 2 du décret prévoit ainsi que " des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi (.) et qui constituent une rémunération pour services rendus peuvent être mis à la charge du demandeur ". Le même article ajoute que " Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ". Enfin, l'article 3 du décret dispose que les frais ainsi mentionnés, autres que le coût de l'envoi postal, ne peuvent excéder des montants définis par arrêté du Premier ministre. Sur cette base, l'arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001 a précisé que les copies ne peuvent être facturées plus de 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. La commission a cependant souligné que l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que le choix du demandeur s'exerce " dans la limite des possibilités techniques de l'administration ". La commission en a déduit que le barème fixé par l'arrêté du Premier ministre n'est applicable que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l'administration sollicitée. Dès lors que la reproduction excède ses possibilités techniques et qu'elle doit faire appel à un prestataire extérieur, les principes posés par l'article 4 de la loi, selon lesquels la communication se fait aux frais du demandeur et sans que ces frais puissent excéder le coût de la reproduction, conduisent à reporter sur le demandeur le paiement de la facture du prestataire extérieur, sous réserve que le devis lui ait préalablement été soumis. S'agissant des délais dans lesquels une demande doit être satisfaite, ils doivent être aussi brefs que possible tout en restant compatibles avec le bon fonctionnement des services, sachant que le silence gardé pendant plus d'un mois par l'autorité saisie fait naître une décision de rejet de la demande.