Conseil 20010864 Séance du 08/03/2001
- possibilité de refuser à un demandeur la consultation gratuite sur place d'un document dont il a obtenu une copie à titre onéreux ;
- possibilité pour un maire ou son conseil municipal de déterminer par arrêté ou par délibération les modalités de consultation des documents administratifs et de préciser que les demandes doivent se faire par écrit ;
- si le maire ne peut pas exiger de demande écrite de la part d'une personne qui sollicite des documents administratifs, peut-il le faire si des recherches sont nécessaires ou si le volume des documents demandés est important ;
- possibilité pour le préfet lui-même d'exiger un écrit pour toute demande de documents administratifs adressée en préfecture ou en sous-préfecture.
La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 mars 2001 votre demande de conseil relative aux questions suivantes :
- est-il possible de refuser systématiquement aux demandeurs la consultation gratuite sur place des documents, lorsqu'il en est proposé des copies payantes ?
- est-il possible pour un maire ou son conseil municipal de déterminer par arrêté ou par délibération les modalités de consultation des documents administratifs et de préciser que les demandes doivent se faire par écrit ?
- si le maire ne peut pas exiger de demande écrite de la part d'une personne qui sollicite des documents administratifs, peut-il le faire si des recherches sont nécessaires ou si le volume des documents demandés est important ?
- est-il possible pour le préfet lui-même d'exiger un écrit pour toute demande de documents administratifs adressée en préfecture ou en sous-préfecture ?
S'agissant de la première question, la commission a rappelé que l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000 prévoit deux modes d'accès aux documents administratifs, la consultation gratuite des documents sur place ou leur reproduction aux frais du demandeur. Le choix du mode d'accès doit être laissé au demandeur, sous la seule réserve que la demande ne perturbe pas le fonctionnement de l'administration. Il n'est donc pas légalement possible de poser, par principe, une interdiction de consulter des documents, au motif qu'il peut en être obtenu une copie payante.
S'agissant des autres questions, la commission a souligné qu'aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoyait que les demandes de communication se fassent obligatoirement par écrit. Dès lors, si les autorités municipales ou préfectorales peuvent préciser les modalités de présentation des demandes de consultation des documents et inciter les demandeurs à indiquer par écrit quels sont les documents dont ils souhaitent obtenir communication lorsque leur identification nécessite de la part de l'administration des recherches particulières, elles ne peuvent légalement imposer une telle formalité.