Avis 202400551 Séance du 15/02/2024

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Europe et des affaires étrangères à sa demande de communication, par courrier électronique ou par courrier postal, d'une copie intégrale de l'acte de naissance de Madame X, née le X à X et de nationalité française. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle qu’elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des actes d’état civils, qui, s’ils ne revêtent pas le caractère d’un document administratif, présentent celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code. Elle précise qu’en application du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans. La commission rappelle, enfin, que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Elle précise que si l'administration n'est pas tenue de numériser un document pour répondre à une demande de communication par voie électronique d'un document qu’elle détient uniquement sous forme papier, il lui est toutefois loisible de le faire, dans des conditions permettant la bonne conservation des documents d'archives. Enfin, la commission rappelle qu'en cas d'envoi d’une reproduction par voie postale, l’administration peut exiger du demandeur le paiement préalable des frais de reproduction et des frais d’envoi. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la demande dans les conditions mentionnées ci-dessus.