Avis 202400320 Séance du 15/02/2024

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le maire d'Etampes à sa demande de communication, par courrier électronique, en sa qualité de conseiller municipal, d'une copie des documents suivants : 1) les factures des prestataires ayant participé aux évènements suivants : a) le 26 mars 2023 : mars bleu ; b) le 8 mai 2023 : cérémonie du 8 mai 1945 ; c) le 10 mai 2023 : cérémonie Journée nationale des mémoires de la traite de l'esclavage et de leurs abolitions ; d) le 10 juin 2023 : cérémonie bombardement du 10 juin 1944 ; e) le 17 juin 2023 : guinette en fête. 2) concernant la caisse des écoles : a) les comptes administratifs de 2019 à 2022 ; b) les budgets prévisionnels de 2019 à 2023 ; c) les annexes prévues par le code général des collectivités territoriales, notamment aux articles L2313-1, R2313-3 et R2313-7. 3) les comptes rendus des conseils d'école du 1er janvier 2017 à aujourd'hui (au jour de la date d'envoi) concernant toutes les écoles de la ville. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En premier lieu, en réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le maire d'Etampes a informé la commission que les documents correspondant aux points 2) a) et b) ont été transmis au demandeur par un courrier électronique du 1er février 2024, dont il joint une copie. La commission déclare par suite sans objet la demande de communication des comptes administratifs de la caisse des écoles de 2019 à 2022, ainsi que des budgets prévisionnels de la caisse des écoles de 2019 à 2022. La commission relève cependant que le budget prévisionnel pour l'année 2023, visé au point 2) b) n'est pas joint à l'envoi et qu'il n'est pas établi que les annexes sollicitées au point 2) c) aient été transmises. Elle estime donc que la demande conserve son objet sur ces points dans cette mesure. Sur ces points, la commission rappelle que l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales prévoit que : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des délibérations et des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. (...) Les dispositions du présent article s'appliquent aux établissements publics administratifs des communes. ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258, recueil Lebon p. 5). Par conséquent, elle émet un avis favorable au point 2) c), ainsi qu'au point 2) b) en tant qu'il vise le budget prévisionnel pour l'année 2023. En second lieu, s'agissant de la demande en son point 1), la commission rappelle que les pièces justificatives des dépenses, telles que les factures, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration (CE, 8 février 2023, n° 452521). La commission estime, par conséquent, que le prix global d'une prestation apparaissant sur une facture est communicable à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement de l'article L311-1 de ce code. En revanche, le détail des prix unitaires doit être occulté avant toute communication, en application de l'article L311-6 du même code, dès lors qu'il est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé (avis n° 20221246 et conseil n° 20221455 de partie II du 21 avril 2022). Il est couvert, à ce titre, par le secret des affaires. Par conséquent, elle émet un avis favorable, sous cette réserve, à la communication des factures demandées. En troisième et dernier lieu, s’agissant du point 3), la commission relève qu'en application de l’article D411-4 du code de l’éducation, « à l'issue de chaque séance du conseil d'école, un procès-verbal de la réunion est dressé par son président, signé par celui-ci puis contresigné par le secrétaire de séance et consigné dans un registre spécial conservé à l'école. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à l'inspecteur de l'éducation nationale chargé de la circonscription d'enseignement du premier degré et au maire par voie électronique ou, en cas d'impossibilité technique, par tout autre moyen. Un exemplaire du procès-verbal est affiché en un lieu accessible aux parents d'élèves. ». La commission déduit des dispositions du code de l’éducation que le compte rendu du conseil d’école est affiché en un lieu déterminé. Elle rappelle qu'en application de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'applique pas aux documents ayant fait l'objet d'une diffusion publique.Elle considère traditionnellement que l'affichage d'un document ne peut être assimilé à une diffusion publique au sens des articles L311-2 et L321-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle estime en effet qu'une diffusion publique au sens de cette loi requiert que le document soit aisément accessible techniquement, géographiquement et financièrement, ce qui n'est pas le cas lorsqu'un document est uniquement affiché de façon temporaire à un endroit déterminé. Par conséquent, elle émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés au 3). Si, le maire d’Étampes indique ne pas être à l'origine de ces comptes rendus, émis par l'inspection académique, la commission rappelle toutefois qu'en application du sixième alinéa de l'article L311-2 du même code, il appartient à l'administration qui est saisie d'une demande de document qu'elle n'a pas en sa possession de transmettre la demande à l'autorité administrative susceptible de le détenir et d'en avertir l'intéressé. Elle invite dès lors le maire d'Etampes à transmettre également le présent avis à l'administration compétente.