Conseil 20237627 Séance du 25/01/2024

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 25 janvier 2024 votre demande de conseil relative au caractère communicable, avec ou sans occultations, à un club sportif de football adhérent de la liste d’émargement relative à l’assemblée générale qui s’est tenue le 17 novembre 2023, et sous quelles modalités de communication : sur place, sans photo ni copie, ou par courrier électronique. En premier lieu, la commission précise que le droit d'accès aux documents administratifs, institué par les dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration, est en principe ouvert à toute personne physique ou morale, sans condition de nationalité. Le demandeur n'a pas à préciser les motifs de sa demande ou à justifier d'un quelconque intérêt pour agir. Bien que cela soit préférable, aucune disposition n'impose au demandeur de formuler sa demande par écrit. Ainsi, une demande qui n'a pas été signée mais dont l'identité du demandeur ainsi que son adresse sont précisées est recevable. Une demande est donc recevable, dès lors que le demandeur est, comme en l'espèce, suffisamment identifié pour que l'administration sollicitée puisse lui répondre sans avoir à effectuer de recherche en ce sens. En deuxième lieu, s'agissant du caractère administratif du document sollicité, la commission vous rappelle, en premier lieu, qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». Elle observe qu’il résulte des dispositions des articles L131-8 et L131-9 du code du sport que les districts départementaux de football, membres de la Fédération française de football, sont des organismes privés investis d’une mission de service public au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration. Par suite, les documents produits et reçus par ces districts dans le cadre de leurs missions de service public revêtent un caractère administratif et sont, comme tels, soumis au droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission relève, ainsi que l’a jugé le Conseil d’État (CE, 25 juillet 2008, n° 280163), que les documents relatifs à la vie d’un organisme de droit privé (tels que comptes annuels, rapports des commissaires aux comptes, procès-verbaux des assemblées générales, etc.), qui retracent les conditions dans lesquelles cet organisme exerce la mission de service public qui lui a été confiée, présentent par leur nature et par leur objet le caractère de documents administratifs communicables. Les pièces comptables qui se rapportent aux dépenses de l’organisme ne constituent des documents administratifs que si et dans la mesure où les opérations qu’elles retracent présentent elles-mêmes un lien suffisamment direct avec la mission de service public (CE, 13 avril 2021, n° 435595). La commission estime que les documents relatifs à l'adoption, par les instances d'une personne morale de droit privé, des comptes annuels et autres délibérations relatives aux conditions d'exercice de la mission de service public qui lui est confiée, ont un lien suffisamment direct avec cette mission de service public et, par suite, constituent, également des documents administratifs communicables sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. (Voir a contrario, CE, 24 avril 2013, n° 338649). S'agissant plus particulièrement des feuilles d'émargement relatives aux assemblées générales du district du Val d’Oise de football, la commission constate qu'aux termes de l'article 12.1 de ses statuts « L’Assemblée Générale est composée des représentants des Clubs. Participent également à l’Assemblée Générale avec voix consultative les Membres individuels et les Membres d’Honneur ». Les attributions de l'assemblée générale, sont par ailleurs énumérées à l'article 12.4. des statuts. En l'espèce, la commission estime que la liste d'émargement de l'assemblée générale du district du Val d’Oise de football qui s'est tenue le 17 novembre 2023, et dont l'objet principal était la présentation du rapport financier et du rapport du commissaire aux comptes, l’approbation des comptes et la présentation du budget prévisionnel, est un document administratif au sens des dispositions de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, communicable à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En troisième lieu, s'agissant du caractère communicable du document sollicité, la commission constate que la feuille d'émargement sollicitée, qui doit mentionner les représentants des clubs affiliés à la fédération, ou leur mandataire spécial, participant effectivement à l'assemblée générale, ne relèvent pas de la protection de la vie privée, au sens de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration lorsqu'elle se borne à les désigner par leur nom et le club qu'ils président. La commission précise, à cet égard, que si les noms et prénoms d'une personne physique sont des données à caractère personnel, ces mentions ne sont, en elles-mêmes, pas protégées par le secret de la vie privée. La liste d'émargement est, en conséquence et dans cette mesure, communicable à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Il en irait différemment dans l'hypothèse où la feuille d'émargement mentionnerait également les coordonnées personnelles des différents présidents des clubs affiliés, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, et qui devraient à cet titre être occultées avant leur communication en application des articles L311-6 et L311-7 du même code. En quatrième et dernier lieu, s'agissant des modalités de communication, la commission vous rappelle, enfin, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, (à savoir dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4). L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.