Avis 20237341 Séance du 11/01/2024

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Marseille à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1) l'ensemble des notes de réunion, des rapports internes et des correspondances, notamment numériques au sein de la commune entre Monsieur X, adjoint au maire X et/ou les membres du cabinet du maire et/ou le directeur général des services et/ou le directeur général adjoint X de la ville en lien avec la procédure n° 23_0095 portant sur la gestion et l'animation du Château de la Buzine pour une durée de 5 ans à compter du mois de septembre 2023 ; 2) l'ensemble des correspondances, notamment numériques entre d'une part, Monsieur X, adjoint au maire X et/ou les membres du cabinet du maire de la commune et/ou le directeur général des services et/ou le directeur général adjoint X et d'autre part, le centre de culture ouvrière en lien avec le marché périscolaire en cours d'exécution sur la période du 1er septembre 2020 au 10 juillet 2023 ainsi que celles en lien avec la procédure de passation la procédure n°23_0095 portant sur la gestion et l'animation du Château de la Buzine ; 3) le rapport d'analyse des offres effectué par les assistants à maîtrise d'ouvrage la procédure dans le cadre de la passation n ° 23_0095 portant sur la gestion et l'animation du Château de la Buzine pour une durée de 5 ans à compter du mois de septembre 2023 ; 4) le rapport d'analyse des offres intermédiaire effectué par l'administration dans le cadre de la passation n° 23_0095 portant sur la gestion et l'animation du Château de la Buzine pour une durée de 5 ans à compter du mois de septembre 2023. En ce qui concerne les documents mentionnés aux points 3) et 4), la commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Marseille, rappelle qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des particularités propres à chaque délégation : - l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; - l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ; – les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du contrat sont librement communicables ; – le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret des affaires. La commission estime dès lors que les documents mentionnés aux points 3) et 4) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration sous les réserves ci-dessus rappelées. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces deux points. En ce qui concerne les points 1) et 2), la commission rappelle, en premier lieu, que le droit d'accès aux documents administratifs régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne contraint pas l'administration à effectuer des recherches pour répondre à une demande et que les administrations ne sont pas tenues de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE, 27 septembre 1985, n° 56543, Lebon 267 ; CE, 30 juin 1989, n° 83477). Elle estime ainsi irrecevables, les demandes portant sur des échanges intervenus entre une ou des administrations et une autre administration ou une personne privée, lorsqu’elles sont trop imprécises quant à l'objet des documents demandés (avis n° 20216781 du 16 décembre 2021), quant à leur nature (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à l'administration et/ou ses composantes en cause (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à son ou ses interlocuteurs (avis n° 20194880 du 12 mars 2020 ; n° 20213868 du 15 juin 2021), quant au cadre d'élaboration du document (avis n° 20213868 du 15 juin 2021) ou encore quant à la période de temps visée (avis n° 20213868 du 15 juin 2021). La commission précise en revanche que le fait de se référer à de simples mots ou expressions pour caractériser l’objet d’une demande ne conduit pas nécessairement à ce que celle-ci soit regardée comme imprécise dès lors que ces mots ou expressions s’avèrent suffisamment significatifs et distinctifs pour permettre à l'autorité saisie d’identifier les documents y répondant, sans avoir à effectuer, au préalable, des recherches d’une ampleur conséquente. En l'espèce, la commission relève que bien que formulée en termes génériques en tant que visant « l'ensemble des notes de réunion, des rapports internes et des correspondance », la demande de Maître X porte sur un objet précis, à savoir les documents relatifs à la procédure de passation d'un contrat désigné, ce qui permet, d'une part, de circonscrire le nombre d'expéditeurs ou destinataires effectivement concernés et, d'autre part, d'identifier les documents répondant à la demande sans avoir à effectuer, au préalable, des recherches conséquentes. En l'état des informations dont elle dispose, la commission estime, dès lors que la demande est recevable. La commission précise, en second lieu, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir, notamment, de courriers électroniques. Comme elle l'a indiqué dans son avis n° 20184184 du 6 décembre 2018, la commission considère que les courriers, ainsi que les éventuels courriers électroniques détenus ou reçus par les agents publics dans le cadre de leurs missions sur leurs terminaux professionnels, ce qui exclut les messages identifiés comme étant personnels, s’ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, dans le respect des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation de ces derniers ou disjonctions des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du même code. Ainsi, la commission estime que les documents administratifs sollicités à ces points, produits ou reçus, dans le cadre d'une mission de service public de la ville de Marseille, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'une part, de l'occultation préalable des mentions couvertes par les secrets protégés par les dispositions de l'article L311-5 et L311-6 du même code, et, d'autre part, que ces documents soient achevés et ne présentent pas un caractère préparatoire. Elle émet, dans cette mesure, un avis favorable sur ces points également.