Avis 20237191 Séance du 11/01/2024

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'Université d'Avignon et des Pays de Vaucluse à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1) la fiche de poste au titre de l’année 2018 ; 2) la décision (délibération du Conseil d’administration, délibération du Comité technique / Comité technique paritaire, décision de la DRH, etc.) la plus récente fixant les modalités d’attribution de la prime de fonction Informatique et de son montant par catégorie et/ou corps et/ou grade et/ou fonctions occupées ou tout autre critère, ainsi que les annexes de ce document ; 3) tous les échanges (email, courrier, etc.), toute la correspondance bidirectionnelle entre la direction des ressources humaines de l’université, la direction de X de l’université (X) notamment son chef de service, et le responsable de X de X (X) intervenus dans le cadre des campagnes de renouvellement des agents contractuels 2018, 2019, 2020, 2021 et 2022. En l'absence de réponse du président de l'Université d'Avignon et des Pays de Vaucluse à la date de sa séance, la commission constate que si certains documents susceptibles de répondre partiellement aux demandes de Monsieur X lui ont été communiqués, cette communication apparaît incomplète. D'une part, la commission estime que les documents administratifs mentionnés aux points 1) et 2) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. D'autre part, la commission rappelle que les correspondances ainsi que les minimessages textes (SMS) et les courriers électroniques émanant des autorités administratives ou de leurs services constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des mentions protégées par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En l’espèce, elle estime que doivent en particulier être occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur un agent autre que Monsieur X, conformément à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial...) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement...). Le travail d’occultation rendu en l’espèce nécessaire ne doit en outre pas représenter pour l'université une charge de travail disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable au point 3).