Avis 20236952 Séance du 14/12/2023

Madame X, pour le Syndicat X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le directeur général des hospices civils de Lyon à sa demande de communication des fiches de postes des salariés « ASD » du site. A titre liminaire, la commission rappelle qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général des hospices civils de Lyon a indiqué à la commission que certaines des fiches de postes demandées faisaient l’objet d’une mise en ligne sur les sites intranet et internet de l’établissement. La commission n’est toutefois pas en mesure de s’assurer que ces documents feraient l’objet d’une diffusion publique au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, faute que soit précisée l’adresse où ils seraient accessibles. En l’état des informations dont elle dispose, la commission considère par suite que la demande est recevable. Elle précise également que la circonstance qu’un demandeur ait déjà pu prendre connaissance de documents administratifs ne fait pas obstacle, par elle-même, à ce qu’il saisisse l’administration d’une demande de communication des mêmes documents sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Au fond, la commission considère que les fiches de postes des agents publics, qui décrivent les attributions attachées à un emploi indépendamment de la personne de l'agent, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable à la demande. Enfin, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.