Avis 20236074 Séance du 23/11/2023

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par un courriel du 6 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Pins-Justaret à sa demande de copie, par courrier électronique, des documents suivants : 1) le résultat des comptes de fonctionnement et d'investissement ; 2) les transferts entre ces deux comptes ; 3) la liste des contrats de travail à durée déterminée en 2022 ; 4) la liste des acquisitions ou aliénations de biens immobiliers, mobiliers, fonciers avec les coûts ; 5) les subventions aux associations 2022 ; 6) les formations des élus, natures, coûts, organismes de formation ; 7) dans le cadre de la loi « SRU », le pourcentage des logements manquants et le montant de la pénalité payée en 2022 ; 8) la liste et les documents d'obligations administratives demandés aux associations pour participer au forum des associations ; 9) les adresses électroniques des élus de la commune ; 10) les contrats et factures passés avec les agriculteurs pour entretenir les rives des ruisseaux de la commune ; 11) les modifications du Plan local d'urbanisme (PLU) ; 12) la liste des réalisations immobilières, la liste des réalisations réalisées et en cours ; 13) le coût de la rénovation de la rue de la Bourdasse (factures). En premier lieu, la commission rappelle qu’elle considère, de manière constante, que les numéros de téléphone et les adresses électroniques professionnels des agents publics et des élus sont des données à caractère personnel. Ces mentions, à l’exception toutefois de celles permettant de contacter les personnes responsables de l'accès aux documents administratifs (PRADA), relèvent, par ailleurs, d’un des secrets protégés, en l’espèce le secret de la vie privée (avis n° 20054747 du 5 janvier 2006, de partie II ; avis n° 20150328 du 7 mai 2015, de partie II ; avis n° 20193420 du 18 juillet 2019, de partie II). La commission émet donc un avis défavorable à la communication du document visé au point 9). En deuxième lieu, la commission estime que les listes mentionnées aux points 3), 4), 8) et 12) de la demande, si elles existent en l'état ou si elles peuvent être établies au moyen d'un traitement automatisé d’usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points, sous cette réserve. En troisième lieu, la commission rappelle qu'elle considère que les documents se rapportant à la formation des élus ne sont pas couverts par le secret de la vie privée et sont librement communicables en application de l'article L311-1 du code précité (avis n° 20210758, du 25 mars 2021). Elle émet donc un avis favorable à la demande en son point 6). En quatrième lieu, s'agissant du point 11), la commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d'urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l'état d'avancement de la procédure en cause, selon le calendrier suivant. 1) Pendant la préparation du PLU par un groupe de travail La communication des documents directement liés à la préparation du projet relève du code des relations entre le public et l'administration, sur le fondement duquel ils revêtent un caractère préparatoire et ne sont donc pas, temporairement, communicables. Ainsi, les documents du groupe de travail chargé de préparer le PLU, et notamment ses procès-verbaux, ne sont pas communicables jusqu'à l'achèvement de sa mission. Il en va de même, au cours de cette période, pour la plupart des documents détenus par l'administration locale, comme l'avant-projet de PLU dans ses différentes composantes (rapport de présentation, projet d'aménagement et de développement durable, orientations d'aménagement relatives à des quartiers ou à des secteurs, règlement, documents graphiques et annexes) et versions successives, mais également du porter à connaissance adressé par les services de l’État. En revanche, durant la même période, tous les autres documents restent communicables, qu'il s'agisse du dossier relatif à l'ancien plan d'occupation des sols (POS) ou PLU toujours en vigueur, de la délibération décidant de l'adoption ou de la révision du PLU (ainsi que la mention éventuelle de cette délibération dans les journaux régionaux), de la convention éventuellement passée avec l’État afin de mettre à sa disposition les services de l’État pour l'élaboration du PLU, des échanges de courriers que le projet a pu susciter avec les services de l’État. De même, les informations relatives à l'environnement, au sens de l'article L124-2 du code de l'environnement, sont communicables selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 et suivants du même code. 2) Entre l'adoption du projet par le groupe de travail et la délibération arrêtant ce projet Les procès-verbaux du groupe de travail deviennent alors communicables. En revanche, les documents contenus dans le dossier d'élaboration ou de révision du PLU présenté à l'assemblée délibérante, à l'exclusion des informations relatives à l'environnement, qui sont immédiatement communicables, demeurent préparatoires et ne sont pas communicables tant que l'assemblée délibérante ne s'est pas prononcée. Une fois adoptée la décision arrêtant le projet de PLU, décision qui est communicable sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, le projet de PLU adopté par le groupe de travail et les prescriptions préfectorales, en particulier le porter à connaissance, deviennent communicables. 3) Jusqu'à l'issue de l'enquête publique L'article L153-19 du code de l'urbanisme prévoit que le projet de plan local d'urbanisme arrêté est soumis à enquête publique réalisée conformément au chapitre III du titre II du livre Ier du code de l'environnement, auquel l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration a étendu la compétence de la commission. En application de l'article L123-11 du code de l'environnement, les éléments du dossier d'enquête publique sont communicables à toute personne sur sa demande, avant l'ouverture de l'enquête publique dès lors qu'ils peuvent être regardés comme achevés en la forme, ou pendant celle-ci. Les documents qui résultent de cette enquête, notamment le rapport et ses annexes, les conclusions du commissaire enquêteur et les registres mis à la disposition du public ne sont, en principe, communicables qu'à la clôture de l'enquête publique. Les informations relatives à l'environnement, au sens de l'article L124-2 du code de l'environnement, sont toutefois communicables selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 à L124-8 du même code. 4) Après la clôture de l'enquête publique et avant l'approbation Les documents soumis à l'enquête publique ainsi que ceux qui résultent de cette enquête, notamment le rapport et ses annexes, les conclusions du commissaire enquêteur (dès leur remise à l'autorité compétente) et les registres mis à la disposition du public sont communicables. 5) Après approbation du PLU (ou de sa révision) L'approbation du PLU (ou de sa révision) lève tout secret sur les pièces du dossier qui n'auraient pas été révélées au public lors des précédentes phases de la procédure. En l'espèce, la commission, qui ne dispose pas d'information sur l'état d'avancement du projet de modification du PLU, émet, sous les réserves précédemment mentionnées, un avis favorable à la communication des documents cités au point 11). En cinquième lieu, la commission estime que les contrats et les factures mentionnées au point 10) et les factures 13), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée ou par le secret des affaires. Elle souligne, sur ce dernier point, que relèvent du secret des affaires, notamment, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires. Elle précise aussi s'agissant des factures, que si le prix global d'une prestation apparaissant sur une facture ou un devis est communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions précitées, il en va autrement du détail des prix unitaires, qui est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, et doit donc être occulté avant toute communication, pour préserver le secret des affaires (avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022). En sixième lieu, la commission estime que les documents mentionnés aux points 1), 2) et 5), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet un avis favorable sur ces points. En septième et dernier, la commission rappelle qu'elle a pour mission de veiller à l'application des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration qui garantissent à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, et qu'en revanche, elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le refus opposé par une autorité administrative à une demande de renseignements qui lui aurait été adressée. Elle déclare, par suite, incompétente pour se prononcer sur le point 7) de la demande, qui s'apparente à une demande de renseignement.