Avis 20235933 Séance du 02/11/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 octobre 2023, à la suite du refus opposé par la directrice générale du Centre national de gestion des praticiens hospitaliers et des personnels de direction de la fonction publique hospitalière à sa demande de communication, dans le cadre de la mise en place d’une évaluation de l'attractivité de l'internat en psychiatrie, des fichiers depuis 5 ans des classements des étudiants en médecine aux ECN/EDN anonymisés avec leur ville d'origine et de leur choix de spécialité en temps qu'interne et leur ville de destination. En l'absence de réponse de la directrice générale du Centre national de gestion des praticiens hospitaliers et des personnels de direction de la fonction publique hospitalière à la date de sa séance, la commission rappelle, d’une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. La commission rappelle, d’autre part, qu’aux termes de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée, qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur des tiers nommément désignés ou facilement identifiables, et ceux qui font apparaître d'une personne un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice En application de ces principes, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, à la condition qu’ils existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, et après occultation ou disjonction de toute mention de nature à porter atteinte à la protection de la vie privée des internes, telle que leur adresse exacte. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande