Avis 20235793 Séance du 02/11/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Cazères à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants relatifs aux engagements contractuels et aux prestations réalisées par le cabinet X - X pour les années 2022, 2023 et à venir : 1) les contrats ou conventions établis entre la commune de Cazères et le cabinet X pour les années 2022 et 2023, incluant les conditions financières et les obligations réciproques des parties ; 2) les informations sur les formations dispensées par le cabinet pour les élus de la liste majoritaire de la commune de Cazères, notamment les thématiques abordées, les dates, les durées, et les frais éventuels engagés ; 3) toutes les éventuelles missions demandées à X et/ou à Monsieur X, demandées et financées par la municipalité pour les années 2022, 2023 et à venir. En l'absence de réponse du maire de Cazères à la date de sa séance, la commission relève que le cabinet X - X, société de conseil en stratégie financière pour les collectivités locales, a été chargé de l'audit de la ville, de l'aide à la rédaction du débat d'orientation budgétaire pour les années 2022 et 2023, et de dispenser des formations aux élus municipaux. La commission précise, en premier lieu, que si le livre III du code des relations entre le public et l’administration garantit un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne permet pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration, ni n'oblige les administrations à répondre favorablement à une telle demande. En l'espèce, la commission estime que la demande, en tant qu'elle tend à la communication des documents sollicités pour « les années à venir », est irrecevable. En deuxième lieu, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, « Centre hospitalier de Perpignan » (n° 375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. Sont également communicables les pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises (règlement de consultation, cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques particulières…). En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité concurrentiel et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi de l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ainsi que du mémoire technique, qui ne sont, de fait, pas communicables aux tiers. Revenant sur sa doctrine antérieure, la commission a également précisé dans son Conseil n° 20221455 inscrit à la même séance, qu’il en va aussi désormais ainsi des factures, bons de commande, états d’acompte, décomptes et autres pièces établies dans le cadre de l’exécution d’un marché public, en tant que ces documents mentionnent les prix unitaires, lesquels doivent, dès lors, être occultés. L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas. En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. La commission précise enfin que si la liste des entreprises ayant participé à la procédure est librement communicable, en revanche les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des documents visés aux points 1) et 3) sous réserve de l’occultation des mentions couvertes par le secret des affaires. En troisième lieu, la commission relève qu'aux termes de l'article L2123-12 du code général des collectivités territoriales, les membres d'un conseil municipal ont droit à une formation adaptée à leurs fonctions. Ce même article dispose qu'un tableau récapitulant les actions de formation des élus financées par la commune est annexé au compte administratif et donne lieu à un débat annuel sur la formation des membres du conseil municipal. La commission considère que les noms des élus bénéficiaires des actions de formation financées par la collectivité, l’intitulé et les dates des formations, les organismes de formation concernés ainsi que le coût de ces formations sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, lorsque le document a été annexé au compte administratif. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la demande visée au point 2).