Avis 20235375 Séance du 12/10/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 septembre 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'université Jean Monnet - Saint-Etienne à sa demande de communication de la copie des documents suivants : 1) les décisions spécifiques « COVID » aménageant les examens de licence 2ème année pour l'année 2019/2020 ; 2) toutes ses copies d'examen pour l'année 2019/2020 ; 3) la délibération du jury lui refusant sa réinscription en L2 (avec nombre de votes, et mentions éventuelles) ; 4) les délibérations (et commentaires éventuels) avec décompte des votes, ayant conduit à l'adoption du règlement général des études 2018/2019 puis 2019/2020. 1. Principe de communication : La commission rappelle, en premier lieu, que la circonstance qu'un document ait déjà été adressé au demandeur avant sa saisine ne fait en principe pas obstacle à une nouvelle demande d'accès présentée sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration. La commission relève, en deuxième lieu, qu'en application du quatrième alinéa l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'applique pas aux documents qui font l'objet d'une diffusion publique. Elle estime toutefois que la mise en ligne d’un document sur un site Intranet, qui n’est accessible qu’à un nombre restreint de personnes, ne saurait s’assimiler à une diffusion publique au sens de ces dispositions. La commission précise, en troisième lieu, que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui existent en l'état ou qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Elle relève que la circonstance qu'un document ait été versé à un dossier contentieux, ne lui fait pas, par elle-même, perdre son caractère administratif. Elle souligne également que les dispositions du f) du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration ne font obstacle à la communication de documents, au cours d’une procédure juridictionnelle, que dans l'hypothèse où celle-ci serait de nature à porter atteinte au déroulement de l'instruction, à retarder le jugement de l'affaire, à compliquer l'office du juge ou à empiéter sur ses compétences et prérogatives. En revanche, la seule circonstance que des documents administratifs aient été transmis au juge ou que la communication de tels documents serait de nature à affecter les intérêts d'une partie à la procédure, qu'il s'agisse d'une personne publique ou de tout autre personne, ne saurait légalement justifier un refus de communication sur ce fondement. La commission indique, en quatrième et dernier lieu, que par une décision n° 371453 du 17 février 2016, le Conseil d'État a jugé « qu’en prévoyant (...) la communication des documents administratifs, le législateur n’a pas entendu porter atteinte au principe d’indépendance des jurys d’où découle le secret de leurs délibérations et, par suite, permettre la communication tant des documents de leurs délibérations que de ceux élaborés préalablement par les jurys en vue de leurs délibérés ». Il en a déduit, après avoir relevé que les éléments de correction des sujets des épreuves d’admissibilité d'un concours, de valeur purement indicative et qui ne pouvaient avoir pour objet ni pour effet de déterminer les critères de l’appréciation par le jury de la performance individuelle des candidats, avaient été élaborés par l'administration dans le cadre de ses missions de service public, que le secret des délibérations des jurys ne faisait pas obstacle à la communication de ces éléments de correction. La commission estime que cette décision n'a pas pour effet d'interdire la communication à un candidat des notes que le jury lui a attribuées et des appréciations que ses membres ont, le cas échéant, portées, dès lors qu'elles ne font pas apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note souverainement attribuée. La commission considère que lorsque de telles appréciations ont été inscrites sur un document en relation avec la note attribuée, il est communicable au candidat, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions qui feraient apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note finale qui lui a été souverainement attribuée. 2. Application au cas d'espèce : En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université Jean Monnet - Saint-Étienne a informé la commission que les documents sollicités aux points 1), 2) et 3) ont été communiqués à Madame X, par un courrier du 21 septembre 2023, dont il a joint une copie. La commission comprend, s'agissant du point 3), que le document transmis ne comporte pas l'item « nombre de votes », cette donnée n'étant pas disponible compte tenu du caractère collégial et souverain des décisions du jury. La commission déclare, sur ces points, la demande d'avis sans objet. La commission estime, par ailleurs, que les documents sollicités au point 4) sont librement communicables à la demanderesse en application de l'article L311-6, sans qu'y fasse obstacle à la circonstance qu'elle en ai déjà eu connaissance dans le cadre d'un échange contradictoire devant le juge administratif. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.